Al segle XXI, podem afirmar que hi ha molts avantatges per a realitzar videoconferències per a les reunions d'empresa, ja que s'han convertit en una eina bàsica per poder comunicar-nos amb els nostres clients, estalviant en temps i en desplaçament, especialment ja que les reunions laborals han canviat radicalment en relativament poc temps.
Així, encara que les reunions presencials segueixen tenint un paper important en la comunicació amb el nostre client (especialment en les primeres interaccions) quan a DigitalMakers volem fer reunions de seguiment cobra especial importància la videoconferència, en tant que acosta els usuaris, encara que físicament estiguin a una distància, facilita la problemàtica de la localització, i elimina el temps de desplaçament.
Com a responsable de màrqueting, la videoconferència és una eina que t'ajudarà a eliminar les fronteres, espacials i temporals, i a reunir-te a temps real amb qualsevol proveïdor, client o partner amb el que necessitis tenir una reunió.
A continuació, veurem per què com a responsable de màrqueting val la pena que comentis amb el CEO de la teva empresa l'avantatjós que és invertir en què tinguis l'equip adequat per poder treballar i realitzar videoconferències i quin programari pots utilitzar per tenir un millor resultat.
Avantatges de la videoconferència davant de la reunió presencial
La videoconferència té uns avantatges innegables, especialment en el nostre món actual, en què el temps s'ha convertit en un bé preuat i, sovint, escàs:
-
S'elimina la restricció espacial
Tot d'una, no importa si la persona o persones amb les quals t'has de reunir està just al costat teu o en un altre país, sigui on sigui sempre que tingui a la seva disposició un dispositiu que permeti la videoconferència (ordinador, tauleta i fins i tot mòbil) es pot realitzar la reunió.
-
Millor seguiment de projectes amb el client.
En reduir els costos i el temps per reunió en eliminar el desplaçament, és més fàcil poder establir i seguir les reunions periòdiques de seguiment amb el nostre client. En el cas d'una reunió presencial és de vital importància per a tots els implicats el tenir el temps per desplaçar-se al lloc de reunió i també la possibilitat física per fer-ho (segons distància, possibilitats de transport, etc.).
-
Major agilitat en la presa de decisions.
En una videoconferència cobra especial facilitat compartir una informació des de l'ordinador i poder assegurar que tots els implicats estiguin presents en la reunió, amb el que es facilita i s'avança més ràpidament en la presa de decisions.
-
Hi ha una reducció de costos.
Directament relacionada amb el primer punt. Encara que al principi cal realitzar una inversió a llarg termini els costos es redueixen considerablement, en no haver de destinar ni temps ni recursos a desplaçar-nos al lloc de reunió, especialment quan estem parlant de reunions recurrents que es donen de forma habitual (un cop al mes, cada dos mesos o cada setmana, per posar un exemple). Igualment, el cost de les eines per poder realitzar la videoconferència és mínim, i és interessant valorar l'eina a escollir, com farem a continuació.
Perfecte, i ara quin programari escullo per realitzar les meves videoconferències?
Els avantatges d'utilitzar una videoconferència estan bastant clars, però justament un d'ells és precisament el baix cost de les eines ideals per a això.
Encara que hi ha una gran quantitat d'eines que poden utilitzar-se per realitzar videoconferències, a DigitalMakers recomanem utilitzar principalment dos, que poden utilitzar-se de forma gratuïta.
Hangout de Google
Sens dubte, l'opció més fàcil i ràpida per poder realitzar una videoconferència.
Què es necessita?
Per a utilitzar Hangout només necessites tindre un compte de Google.
Aventatges de Hangout de Google:
- És totalment gratuït
- En un sobretaula, és independent del sistema operatiu, funciona tant en Windows com en Mac dins del navegador Chrome o Firefox a través d'una extensió i no d'una aplicació . En mòbil té una aplicació específica tant per Android com per IOS.
- Proporciona una bona qualitat de videoconferència, fluida i sense talls.
- Permet compartir la pantalla.
- Permet ampliar funcionalitats instal·lant eines en la versió d'ordinador com, per exemple, retolar el nom de cada un dels participants en la conversa.
- Permet fer trucades, amb veu o amb vídeo,a 10 persones simultàniament.
- Es pot emetre en directe i qualsevol pot accedir a la reunió des d'un enllaç amb Google Hangouts On Air.
- Permet realitzar gravacions de les reunions, que es guarden a Google Drive, igualment amb Google Hangouts On Air.
Ideal per als que tenen tota la suite de Google (Google Suite) en estar integrat dins de Gmail.
Skype
Skype ha estat el programa de referència en videoconferència des de fa anys, ja que va ser dels primers programes especialitzats en videoconferències.
Què es necessita?
Per poder utilitzar Skype necessites crear un compte específic de Skype o tenir un compte genèric de Microsoft.
Avantatges de Skype:
- És gratuït encara que té una versió de pagament.
- Té una versió d'escriptori que fa més amigable la seva utilització en ordinadors.
- Permet compartir arxius i pantalla de l'ordinador.
- Permet la gravació de les videoconferències (en la seva versió 8) en qualsevol moment, rebent un avís els participants quan s'inicia la gravació. Un cop ha acabat la gravació el vídeo es guarda en el núvol de Skype i estarà disponible durant 30 dies per descarregar-lo en l'ordinador.
Ideal per als que clients que utilitzin Office365 de Microsoft en estar enllaçat amb un compte genèric de Microsoft.
En resum, si triem una bona eina, la videoconferència és sens dubte una molt bona manera de fer reunions sense desplaçar-nos i sense perdre el contacte visual. En el nostre següent article analitzarem què cal per tenir una videoconferència d'èxit i com hem de preparar el nostre ordinador per a això.
Què t'ha semblat? Utilitzes la videoconferència per fer reunions o has decidit que la utilitzessis a partir d'ara?
Comenta'ns i subscriu-te al nostre bloc si vols rebre articles que siguin rellevants com a responsable de màrqueting en el teu dia a dia!