Com aconseguir una base de dades ben qualificada?

En quantes ocasions com a cap d'un departament de màrqueting o de vendes t'has vist limitat a l'hora de realitzar les teves accions per no tenir una base de dades ben qualificada? Segmentar correctament és bàsic a l'hora de realitzar campanyes adequades i, per a fer-ho, és necessari que tot el conjunt de dades que recopila la teva empresa a través d'accions de prospecció, campanyes de màrqueting, formularis web, etc. estiguin ben treballades i ordenades.

Una bona base de dades és un tresor que et permetrà impactar de la forma correcta als teus contactes, i aquest fet ajudarà a que els teus esforços de màrqueting o vendes siguin més efectius. En definitiva, podem afirmar que una base de dades ben qualificada és un dels pilars que ajudarà a vendre més i, per tant, en fer créixer la teva empresa.

Primer pas: centralitzar les dades

Imagina que has d'enviar un mailing per informar d'un nou servei a clients de l'empresa. Demanes les dades a l'equip comercial i t'envien un Excel amb alguns dels clients, però et diuen que en falten d'altres i te'ls escriuen en un e-mail perquè els afegeixis. Posteriorment et recomanen que ho revisis en el RP perquè no estan segurs que te'ls hagin passat tots... és a dir, al final passes més temps manipulant arxius, unint i comparant dades que treballant en el text de presentació del nou servei.

Per tant, un primer punt imprescindible per a posar ordre a tot el conjunt de dades és centralitzar-les en un únic repositori. En aquest cas és bàsic disposar d'un bon CRM, nosaltres et recomanem el CRM de HubSpot.

Segon pas: treballar les dades

Disposar d'un bon CRM és un primer pas imprescindible però, aquí no acaba la feina, un cop el tens l'has de convertir en la font de la veritat. Això significa que en el CRM han de figurar-hi totes les dades dels teus contactes i que l'has d'utilitzar com a eina de treball en el dia a dia, deixant anotada la teva activitat amb ells. Tot el que saps i té un interés comercial ha de ser allà. El motiu és senzill, de què et serveix tenir moltes dades si aquestes no son fiables o son incompletes?.

Agafem l'exemple d'abans, imagina que has d'enviar a una base de clients que siguin del Regne Unit i que no tinguin contractat el "servei 2" ja que, és incompatible amb el nou servei del que els vols informar. Al fer la segmentació et surt de la següent manera (ho mostrem en gràfics per a que sigui més visual)

Al segmentar et surten una gran quantitat de contactes que no se sap si son clients, el mateix passa amb el país o amb el servei que tenen contractat. Es a dir, et trobes que molts contactes tenen propietats sense valor. Per si fos poc, alguns contactes tenen informat Barcelona com a país, cosa que també et fa dubtar de la integritat de les dades que sí disposen de valor.

I et ve al cap: I ara que faig? Com envio una campanya efectiva amb aquestes dades? No pateixis, al final del article, t'expliquem com pots donar la volta a aquesta situació.

Què significa tenir una base de dades ben qualificada?

Com et dèiem a l'inici, una base de dades ben qualificada és la que et permet segmentar de forma correcta, per tant, pensa en les segmentacions que et podrien ajudar en les teves accions i comença per ordenar aquestes propietats.

En aquest punt et donem un consell: Menys és més. Pensa que no és una qüestió de tenir moltes dades sinó, de tenir les correctes i tenir-les ben informades. En base a això nosaltres definim dos tipus de propietats:

• Propietats de "bones pràctiques": Són aquelles necessàries per a tota empresa. Tenir-les ben treballades t'ajudarà sempre en el teu dia a dia i les podràs anar nodrint amb automatitzacions com HubSpot Insights o també amb worflows personalitzats. Eines que t'ajudaran a mantenir la base de dades neta i actualitzada. Et mencionem algunes d'aquestes propietats:
  
  
  • Etapa del cicle de vida. Tots els contactes dels quals disposes tenen valor però, tu ets qui ha de determinar quin valor tenen ja que, els has d'impactar amb el missatge adequat en funció de quina etapa del cicle de vida estiguin . No és el mateix un subscriptor al blog, que un lead qualificat per vendes amb qui estàs treballant per tancar una oportunitat de venda. Saber en quina etapa del cicle de vida es troba cada contacte et permetrà traçar estratègies diferents.
    
    Aquest punt també et permetrà diferenciar entre contactes de màrqueting, contactes han donat el seu permís per rebre mailings o informacions d'interès; i de vendes, contactes amb qui estàs treballant en l'àmbit de prospecció. Aquests últims només hi podràs impactar en nivell personal, per exemple enviant una seqüència de vendes.
    
    
  • Lead Status: Aquesta propietat especifica en quina subetapa es troba el contacte quan és un lead qualificat per ventes. Per exemple, si ja has contactat amb ell, si estàs en converses, si s'ha generat una oportunitat, etc...
    
    
  • Sector: Un altra dada important pot ser el sector al qual pertanyen els teus contactes. Aquesta informació et permetrà llençar campanyes o seqüències personalitzades per sector o inclús treure reports de quin sector tens més clients o de quin perds més oportunitats. 
    
    
  • País: Tens clients de diferents països? Aquesta és una altra dada important. Tenir ubicats els teus contactes et permetrà orientar millor les teves comunicacions.
    
    
  • Rol: No és el mateix escriure al CEO de l'empresa que al CTO o contactar amb el cap de màrqueting que amb algú del departament legal. En la jerarquia d'una empresa cada persona té les seves responsabilitats i el teu objectiu ha de ser impactar en la persona adequada, si no ho fas, la possibilitat d'èxit serà molt més baixa i els teus esforços seràn infructuosos.
    
    
  • RGPD: És important, i més a Europa, tenir ben introduïda sota quina premissa de la llei de protecció de dades un contacte determinat és a la teva base de dades. Per exemple, no és el mateix un contacte que no t'ha donat permís perquè l'impactis des de màrqueting a algú que sí.
    
    
  • Ingresos: Aquesta propietat és important per valorar si una persona o empresa s'adequa a la campanya que volem fer o si encaixa en el nostre buyer persona. Si saps el cost del servei que vols oferir i saps els ingressos de l'empresa, pots deduir si compleix el perfil que necessites.
    
    
• Propietats "propies": Són aquelles propietats que, per exemple, tu com a cap de marqueting necessites tenir ben treballades per a passar un contacte qualificat a ventes. En aquest cas és important coneixer els objectius SMART de la teva empresa ja que, les teves accions van encaminades a complir-los.
  
  Posem el cas que tens com a objectiu augmentar en 100.000 euros els ingressos per actualitzacions de serveis ja venuts. En aquest cas és important tenir ben informades propietats com les comentades abans: el rol del contacte per saber a qui has d'impactar, els ingressos de l'empresa per saber si entren dintre d'un perfil d'empresa que pot pagar més, però també és important saber quins serveis o productes ja te contractats o saber si ja han mostrat interés en un passat per aquests serveis, si han assistit a un webinar on es parlava d'aquest tema o si han descarregat algun contingut relacionat que tens penjat al web.
  
  

I ara pots pensar, tot això ja ho sé, la teoria és fàcil, però tinc la base de dates feta un desastre, com la netejo i començo a qualificar-la?

Per a fer-ho els primers passos han de ser:

• Alinear les necessitats dels departaments de màrqueting i de vendes
• Definir les propietats imprescindibles
• Determinar en quin moment s'omplen.

Un cop fet això, es poden anar creant situacions que t'ajudaran de mica en mica a què la base de dades sigui just com la necessites. Per exemple, es pot especificar l'obligatorietat d'omplir determinades propietats a l'hora de crear un contacte, assegurar-se que tots els formularis del web demanin aquella dada que necessites, crear workflows que ajudin a completar dades, personalitzar propietats com HubSpot Score, etc...

Si fas tot això pots arribar aquí, seguint l'exemple anterior:

Les reconeixes? Són les mateixes gràfiques d'abans però ja treballades i qualificades. Ara saps en quina etapa està ubicat cada contacte, quin servei té contractat, de quin país és, per tant pots seleccionar els clients del Regne Unit que no tenen el "servei 2" i fer el mailing que desitjaves. Això farà que com a mínim la teva campanya es pugui enfocar i segmentar molt millor i augmentarà les teves opcions d'èxit.

En aquest article t'hem mostrat el que és per nosaltres una base de dades qualificada. Tu que en penses? És aquesta mateixa idea la que tens? No dubtis en fer-nos arribar els teus comentaris, estarem encantats de llegir-te i parlar-ho amb tu.