Quan en la nostra organització disposem de diversos equips treballant tots sobre el mateix CRM és imprescindible posar ordre i pautes.
A Hubspot, coneixedors d'això han habilitat no sols el control d'accés als usuaris en funció de les tasques que realitzen, sinó també un control sobre els recursos creats a Hubspot.
Amb un exemple tot s'entén millor:
La teva organització està composta per diverses delegacions internacionals amb equips propis de Màrqueting i de Sales convivint tots en el mateix CRM. En aquest escenari cadascuna treballa independentment ja que els resultats i el target es focalitzen per cada país.
L'equip de Màrqueting Europa i Màrqueting Global podrien estar creant els seus respectius workflows per a les campanyes d'aquest mes. Alhora, l'equip de Sales ha decidit fer el seu creant un workflow per a actualitzar el lifecycle stage de les oportunitats guanyades.
En aquest escenari, un dubte raonable apareix: Hi ha alguna manera de limitar l'accés perquè cada equip solament vegi els seus continguts i workflows en el compte de Hubspot?
La resposta és SÍ. Actualment la llicència Enterprise permet que diversos equips puguin treballar en paral·lel amb les diferents eines de Hubspot però controlant que cadascun tingui accés als seus recursos.
És clar que prèviament haurem de fer un treball gestionant correctament els equips i rols en el nostre compte de Hubspot i d'aquesta manera assignar els recursos que els pertanyen.
Si ja coneixes com funciona la configuració de rols i equips, procedirem a adjudicar els continguts de l'equip fictici de Màrqueting Europa als seus usuaris:
Activar el contingut per creadors i equips
En la pestanya d'Equips (Settings -> Usuaris i equips) activarem el check que apareix al costat d'aquestes línies. Això ens permetrà assignar els continguts ja creats als equips que seleccionem.
Nota: Aquesta característica també ens permetrà restringir un contingut a un únic usuari o usuaris si així ho desitgem
Assignar contingut a un equip
Podrem assignar permisos independents en els següents continguts:
El primer pas serà seleccionar el contingut o continguts a assignar i seleccionar l'opció de “Assignar a equips” o “Gestionar accés” depenent de quin contingut estiguem editant.
A continuació ens apareixerà el menú on podrem concedir permisos a tots els usuaris (és la condició que ve per defecte) o triar l'equip o usuari que volem que tingui accés a aquest contingut.
Una vegada guardem els canvis, els permisos quedaran actualitzats. Cal esmentar que els usuaris Superadministrador continuaran tenint accés a tots els continguts, és per això que insistim en la necessitat de triar correctament la configuració dels usuaris.
Com pots veure, gestionar correctament els permisos sobre la base dels equips o usuaris permetrà als teus equips treballar més eficientment i alhora, cometre menys errors. T'animem que configuris els permisos dels continguts dels teus equips i ens comparteixis la vostra experiència. Si necessites ajuda, no dubtis a contactar amb nosaltres.