Quizás aún no sabes que lo necesitas. O te han dicho que lo necesitas pero no tienes claro para qué. Sea como sea, en este artículo te contamos qué hace un Web Data Entry, tal y como lo entendemos en DigitalMakers, y por qué te podría ser útil para tu negocio.

Diferencia entre un Data Entry y un Web Data Entry

Un Data Entry es una persona que profesionalmente se dedica a introducir datos en algún sistema de información. Concretamente en el ámbito digital, en DigitalMakers entendemos que un Web Data Entry es aquel profesional que se dedica a introducir datos en algún sistema de información digital.

El servicio de Web Data Entry es un servicio habitual que ofrecemos y llevamos a cabo en los diferentes proyectos que desarrollamos y ejecutamos en DigitalMakers.

Todas las empresas, para conseguir sus objetivos de negocio, deben gestionar contenidos y aquí es cuando entra acción la figura del Web Data Entry, en caso de que sea necesaria.

A continuación exploramos los siguientes puntos sobre la figura del Web Data Entry.

Función principal de un Web Data Entry

La función principal de un perfil Web Data Entry siempre es volcar los datos de una fuente de información origen a una fuente de información destino.

Los datos a volcar pueden ser variados, pero en general nos referimos a vídeos, imágenes o textos.

Las fuentes de información también pueden ser diversas, pero principalmente tenemos hojas de excel, DVDs que contienen imágenes o vídeos, gestores de contenidos web (por ejemplo, wordpress, joomla, Opencms, drupal, etc), ERP’s, CRM’s, e-commerce, etc.

¿Qué habilidades debe tener un perfil Web Data Entry?

Como en todas las profesiones, el trabajo de un Web Data Entry debe estar bien hecho, y debe ser confiable. Por lo tanto, un Web Data Entry debe ser una persona metódica, rigurosa, y debe tener dotes para poder trabajar en equipo.

Un Web Data Entry debe ser una persona metódica, rigurosa y debe tener dotes para poder trabajar en equipo.

Analicemos cada habilidad en profundidad:

• Metódica. Decimos que debe ser una persona metódica, porque normalmente tiene que enfrentarse a proyectos con un alto grado de iteración. Por ejemplo, tiene que retocar 1.000 artículos de un blog para incorporar en cada uno su vídeo correspondiente. Por lo tanto tendrá que repetir la misma tarea al menos 1.000 veces. Es importante tener claro el método a ejecutar y si hay que perfeccionarlo para ser lo más eficiente posible. De esta manera reducimos el tiempo empleado y, en consecuencia, el coste del proyecto.
• Rigurosa. Si ejecutamos 1.000 veces una tarea, las 1.000 veces se debe hacer de manera rigurosa, tal y como se espera. No podemos permitir que de los 1.000 artículos 200 tengan errores.
• Dotes para poder trabajar en equipo. En el proceso de volcado de contenidos, es muy probable que haya que ajustar algunos aspectos. Sobre todo en las fases iniciales, donde se está desarrollando el método de trabajo que luego se repetirá hasta darse por finalizado. Por ejemplo: si estamos volcando vídeos de DVD a una plataforma de vídeo cursos en la nube, no será lo mismo:
  • 1. copiar del DVD al disco duro, y del disco duro subirlo a la nube. Este proceso puede implicar que cada DVD tarde aproximadamente una hora.
  • 2. primero determinar qué tareas se pueden dejar activadas por la noche, para ser más efectivos en las horas de oficina.

En este aspecto, es importante hablar con el responsable del equipo para determinar qué opciones tenemos para, durante las 10 primeras iteraciones, buscar el método más efectivo y aplicarlo en las 990 restantes.

¿Qué conocimientos debe tener un perfil Web Data Entry?

 Dependerá de cada caso, pero básicamente: 

• Conocimientos de Ofimática (word, excel, etc).
• Conocimientos de Gestión de contenido a nivel usuario (wordpress, drupal, Opencms, prestashop, etc).

En algunos casos también será de gran ayuda que tenga conocimientos básicos de HTML. 

Que NO hace un Web Data Entry

Un Web Data Entry coge el contenido de la fuente de origen y lo vuelca directamente en la fuente de destino. Hace lo que diríamos popularmente: un “copy & paste”.

En principio, no hace absolutamente ningún cambio. En caso de que lo actualice es siguiendo unas directrices muy claras y definidas.

Pero un Web Data Entry nunca hace acciones como:

• Revisar ortografía.
• Aplicar cambios en el contenido con criterio de conocimiento.
• Traducciones.
• Edición de vídeos.
• Etc.

Si tuviéramos estas necesidades ya estaríamos hablando de otros perfiles, como por ejemplo: traductores, copywriters, editores de vídeo, webmasters, etc.

Ahora que tienes más claro el concepto de Web Data Entry, puedes reflexionar sobre si necesitas esta figura para tu negocio. Recuerda que tener un Web Data Entry es especialmente útil en todos aquellos proyectos de volcado de contenido donde no es posible la automatización.

Como siempre, desde DigitalMakers queremos ayudarte a que tu negocio sea más rentable. Para resolver cualquier duda o pedirnos asesoramiento puedes escribirnos.