Una de les vies de millora en l'obtenció d'ingressos per a una empresa que ofereix serveis recurrents és precisament augmentar aquesta recurrència. Per a això, HubSpot ens ofereix l'opció de crear una sèrie d'automatitzacions que ens ajuden a generar nous negocis i a guanyar control sobre els ja creats. En aquest article t'expliquem com hem aconseguit que un dels nostres clients multipliqui per 4 el nombre de negocis recurrents generats.

El context

Ens trobem amb una empresa del sector de l'estètica amb una gran activitat i una bona projecció de creixement, però amb dificultats a l'hora de controlar com els seus clients acudeixen al saló d'estètica a rebre els seus tractaments. L'empresa ens comenta que és habitual que els clients no concertin les cites o ho facin fora dels terminis acordats.

La falta de control d'aquestes oportunitats de negoci sumada a la quantitat de treball diari, comporta que a l'equip li sigui més difícil portar un seguiment d'aquestes situacions i no facilita informar els clients que han d'acudir a les seves cites. Tot això desemboca en una pèrdua diària d'oportunitats de negocis recurrents.

L'objectiu

El nostre client disposa de HubSpot i té allí centralitzada tota l'activitat comercial, però no tenia optimitzada tota la gestió que es dona una vegada finalitzada la primera venda. És a dir, ni les renovacions del producte ni els manteniments del mateix es controlaven des del CRM.

Una vegada detectada la pèrdua econòmica que suposava no tenir el control del negoci recurrent, va decidir contactar amb nosaltres perquè els ajudéssim a aplicar bones pràctiques i a posar ordre en aquests aspectes. L'objectiu que ens vam fixar va ser automatitzar al màxim tot el procediment i facilitar la introducció d'informació amb la finalitat de guanyar control, augmentar la generació de negocis recurrents i facilitar la gestió de llistats de clients que no acudeixen als tractaments recurrents per tal de que l'equip pugui agendar noves visites amb agilitat.

La solució

El primer que vam fer van ser una sèrie de reunions d'exploració per a aprendre com treballaven fins al moment, això ens va permetre entendre el problema i començar a crear un procés que permetés guanyar el control requerit.

Una vegada fetes les reunions exploratòries vam decidir crear un pipeline de renovacions. El funcionament és el següent; una vegada es tanca una venda, es genera mitjançant un workflow automatitzat una nova oportunitat de renovació i se situa en el nou pipeline. Aquesta nova oportunitat té com a data de tancament la data de renovació, i avisa al responsable un mes abans que toca renovar mitjançant una notificació i una tasca. També es genera una plantilla d'email que permet informar de manera àgil al client que ha de renovar el seu producte i es generen una sèrie de tasques de seguiment que facilitin la venda final.

Aquesta manera de treballar aporta un altre gran avantatge al nostre client ja que gràcies a aquest nou pipeline pot generar un informe de previsió de vendes que tenen “renovació” com a unitat de negoci. Tant l'equip de producció com la direcció de l'empresa s'han beneficiat d'aquest nou informe.

Una altra millora que apliquem va ser crear un pipeline de serveis. En aquest cas vam programar un workflow que creava una oportunitat de negoci de tractament recurrent cada vegada que s'aplicava l'anterior, posant com a data de tancament la de la realització prevista d'aquest. D'aquesta manera cada vegada que s'aplicava un tractament, l'equip ja tenia generat el següent a realitzar i a més a més una tasca recordatòria. Com en el cas anterior el nostre client no sols va guanyar control amb aquesta millora, també va millorar els informes de previsió de venda ajudant així a tenir un millor control dels objectius comercials de l'empresa.

Finalment vam crear una sèrie de llistes que segmenten els contactes que haurien d'acudir als tractaments i no ho fan, tant per la tipus de servei com pel temps que fa que no hi acudeixen. Aquestes llistes agiliten el procés de trucades o mailings informant els clients dels avantatges d'acudir a les cites per tal d'obtenir el rendiment adequat del seu producte.

Els beneficis

Les millores aplicades van permetre multiplicar per 4 la generació de negocis recurrents de l'empresa, amb els obvis beneficis per a la facturació del nostre client.

També han ajudat a guanyar control tant a l'equip que aplica tractaments, com a l'equip comercial, a l'equip de producció com a la direcció de l'empresa, que té una foto molt més clara de les previsions de tancament.

Aquesta previsió de negocis recurrents també permet preveure pics de treball i a marcar estratègies de futur de creixement de l'empresa.

Finalment aquesta separació per pipelines facilita la creació de diferents dashboards per cada unitat de negoci i a detectar en quina part del procés es produeixen les pèrdues d'oportunitats, cosa que també ajudarà a aplicar millores en el futur.

En aquest article hem volgut explicar-te com hem acompanyat a un client a millorar la generació de negocis recurrents i a guanyar control sobre el procés, gràcies a l'automatització i a HubSpot CRM, a més de poder fer una previsió del tancament de vendes molt més fiable. T'has sentit identificat? T'agradaria ser el nostre pròxim cas d'èxit? Contacta amb nosaltres i t'ajudarem.