¿Cómo definir las etapas de pipeline de ventas en HubSpot?

Una herramienta de gestión esencial para cualquier profesional de ventas es el pipeline de ventas. Por nuestra experiencia sabemos que si se utiliza correctamente es una muy buena herramienta para ganar control sobre tu proceso de ventas y sobre todo vender más. En este artículo te explicaremos las buenas prácticas que te llevarán a una correcta definición de las etapas de tu pipeline.

¿Qué es un pipeline de ventas? 

Antes de entrar en materia, conviene saber exactamente que es un pipeline de ventas. HubSpot lo define de la siguiente manera

"Una representación visual que abarca todos los pasos del proceso de ventas. Cada lead que se mueve de fase se define por acciones concretas, que suelen reflejarse visualmente en tu CRM. El proceso de ventas difiere de negocio en negocio, por lo que tu pipeline de ventas debe ser único y reflejar el trayecto de un cliente típico."

Esta definición nos dice varias cosas importantes y nos da pistas de cómo tenemos que configurar correctamente el pipeline.

Como crear un pipeline de ventas

La definición nos dice que el pipeline abarca todo el proceso de ventas. Esto nos lleva a tener que definir correctamente cada una de las etapas y a ello te ayudaremos con este artículo. También nos dice que el proceso de ventas difiere de negocio a negocio, con lo que no vale copiar uno existente y empezar a trabajar. En este punto lo importante es analizar cómo es tu proceso y trasladarlo en etapas a tu CRM.

Etapas habituales de un proceso de ventas

Para ayudarte en este trabajo de análisis podemos decirte que generalmente el proceso se estructura en cuatro grandes etapas:

1. Conexión: Un lead contacta con tu empresa y muestra interés de compra, en este momento se abre una oportunidad y se concierta una reunión.
2. Reunión realizada: En este punto se ha realizado la reunión con el lead, el comercial ha aprendido más sobre su problema y le ha expuesto algunas posibles soluciones. En este paso se suelen realizar varias reuniones.
3. Propuesta: Con toda la información el comercial realiza una propuesta concreta de solución junto con una estimación económica.
4. Negociación y cierre: Finalmente se llega a la fase de negociación de las condiciones y si llega a buen puerto, a la venta final.

En base a estas cuatro grandes etapas del proceso de ventas podemos hacer una aproximación que te puede servir de base a la hora de configurar tu pipeline, son las siguientes, aunque como hemos comentado cada negocio es único.

Primer iteración de etapas que pueden existir en tu pipeline

1. Lead Recibido: Cuando un lead muestra interés de compra y llega al equipo de ventas para poder ser trabajado, creamos un deal en la primera etapa: Lead recibido.
2. Primera reunión agendada:  Esta etapa hace referencia a una vez el equipo de ventas contacta con el lead y agendar una reunión
3. Primera reunión realizada: Una vez se ha realizado la reunión y el comercial ya está preparado para preparar una propuesta
4. Propuesta enviada: Cuando la propuesta es finalizada y enviada al contacto
5. Quote enviado: Una vez la propuesta ha sido aceptada y se envía el quote al contacto para que lo firme.
6. Ganado:  Una vez el quote ha sido firmado ya podemos dar el deal por ganado
7. Perdido: Cuando por alguna razón durante el proceso de ventas se pierde la opción pasa a perdido. En este punto es importante informar del motivo ya que nos ayudará tanto aprender sobre él como a llevar a cabo nuevas acciones que nos permitan volver a generar una nueva opción de venta más adelante. 

Como ves una buena práctica es escribir las etapas en pasado, el motivo es que es importante tener claro el momento en el que vamos a mover un deal de una etapa a otra. Por ejemplo si escribimos "Propuesta enviada" sabemos que justo después de enviar la propuesta podemos cambiar la etapa del deal. 

Tareas, automatizaciones y propiedades obligatorias

La herramienta de Pipeline de HubSpot permite una serie de automatizaciones que aportan gran valor y facilitan mucho el mantenimiento y la fiabilidad del pipeline, por ejemplo crear tareas de actualización de datos o seguimiento, u obligar al comercial a rellenar ciertas propiedades importantes al hacer avanzar los deals por las diferentes etapas.

En futuros artículos te los explicaremos, no olvides suscribirte al blog para recibir nuevas entradas.

Esperamos que este artículo te anime a definir las etapas de tu pipeline de ventas, para cualquier duda no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.