Cómo introducir firmas dinámicas en tu correo corporativo

En DigitalMakers hemos observado en nuestros clientes una necesidad creciente de crear firmas dinámicas a sus correos corporativos para que estén todos alineados con una imagen corporativa coherente.

Todos los trabajadores de una empresa tienen un correo corporativo con una firma.

Esta firma puede contener el nombre y apellidos, el cargo que ocupa el trabajador en la empresa, el teléfono, una foto, las redes sociales, etc.

La firma del correo puede crear una empresa de diseño, una empresa de marketing digital o se puede crear internamente desde la misma empresa en cuestión.

Esto tiene como resultado que cada empresa genera y configura muchas firmas de correo, tantas como trabajadores tenga.

¿Qué problema encuentran las empresas?

Sin importar qué gestor de correo se use tu empresa (GSuite, la versión para empresas de Gmail, Office 365 u otros), el problema es común y múltiple para todos:

• Cada vez que se incorpora un nuevo empleado a la organización, se debe crear una firma nueva.
• Se tienen que cambiar los datos personales del empleado y una vez hecho, el empleado tiene que introducir él mismo la firma en su correo.
• Esto hace que la responsabilidad que esta firma sea correcta y funcione recaiga en el empleado, que no está obligado a saber cómo se configura correctamente la firma y puede que no lo haga bien.
• Si el usuario no tiene los conocimientos técnicos necesarios, la firma posteriormente puede verse mal, puede no ser igual que la de otros compañeros, y otros errores más.

Las firmas no dinámicas acarrean otros problemas:

Imaginemos que al trabajador no le gusta la firma y la cambia: ya tenemos una firma diferente entre un trabajador y otro dentro de la misma compañía.

Si se han hecho cambios en los datos de contacto de la empresa, se notificará a los empleados que cambien la información de las firmas.

Si un empleado no lo hace, puede que su firma tenga información desactualizada o errónea.

Esto puede comportar dolores de cabeza a las personas que intenten contactar con la empresa utilizando la información que aparece en la firma de ese trabajador.

Quizás estás pensando que en una empresa pequeña estos problemas son bastante gestionables, ya que si tienes 5 o 10 trabajadores, todavía eres capaz de controlar que todas las firmas de los correos sean iguales.

Pero ¿qué pasa cuando tu empresa crece y tienes 50, 100 o 300 trabajadores?

En estos casos, se hace imposible controlar que todas las firmas sean iguales. La solución es, pues, la firma dinámica de correo.  

¿Qué es una firma dinámica?

Una firma dinámica es aquella que se genera a través de una plantilla que siempre es igual.

Independientemente del gestor de correo que utilizas en tu empresa, la firma dinámica recoge los datos personales de cada empleado y los incluye dentro de la plantilla creada para que todos los correos de la empresa estén unificados.

Cada vez que la empresa abre una cuenta nueva, se crea automáticamente la firma dinámica correspondiente.

Esto evita todos los problemas que hemos mencionado antes, como por ejemplo el hecho de tener que pedir al trabajador que incluya él mismo su firma (quizás no sabe cómo hacerlo).

También se evita el problema de que un trabajador nuevo tenga un "tiempo muerto" en el que no puede enviar correos o lo tiene que hacer con una firma provisional y rudimentaria hasta que no recibe la firma corporativa definitiva.  

Y tú, ¿ya usas firmas dinámicas en tu empresa?

Esta es la primera entrada de una serie de publicaciones en el blog sobre firmas dinámicas.

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