Una de las vías de mejora en la obtención de ingresos para una empresa que ofrece servicios recurrentes es precisamente aumentar esa recurrencia. Para ello, HubSpot nos ofrece la opción de crear una serie de automatizaciones que nos ayudan a generar nuevos negocios y a ganar control sobre los ya creados. En este artículo te explicamos cómo hemos conseguido que uno de nuestros clientes multiplique por 4 el número de negocios recurrentes generados.
El contexto
Nos encontramos con una empresa del sector de la estética con una gran actividad y una buena proyección de crecimiento, pero con dificultades a la hora de controlar como sus clientes acuden al salón de estética a recibir sus tratamientos. La empresa nos comenta que es habitual que los clientes no agenden las citas o lo hagan fuera de los plazos acordados.
La falta de control de estas oportunidades de negocio sumada a la cantidad de trabajo diario, conlleva que al equipo le sea más difícil llevar un seguimiento de estas situaciones y no facilita informar a los clientes que deben acudir a sus citas. Todo esto desemboca en una pérdida diaria de oportunidades de negocios recurrentes.
El objetivo
Nuestro cliente dispone de HubSpot y tiene allí centralizada toda la actividad comercial, pero no tenía optimizada toda la gestión que se da una vez finalizada la primera venta. Es decir, ni las renovaciones del producto ni los mantenimientos del mismo se controlaban desde el CRM.
Una vez detectada la pérdida económica que suponía no tener el control del negocio recurrente, decidió contactar con nosotros para que les ayudáramos a aplicar buenas prácticas y a poner orden en esos aspectos. El objetivo que nos fijamos era automatizar al máximo todo el procedimiento y facilitar la introducción de información con la finalidad de ganar control, aumentar la generación de negocios recurrentes y facilitar la gestión de listados de clientes que no acuden a los tratamientos recurrentes con tal de que el equipo pueda agendar nuevas visitas con agilidad.
La solución
Lo primero que hicimos fueron una serie de reuniones de exploración para aprender cómo trabajaban hasta el momento, esto nos permitió entender el problema y empezar a crear un proceso que permitiera ganar el control requerido.
Una vez hechas las reuniones exploratorias decidimos crear un Pipeline de renovaciones. El funcionamiento es el siguiente; una vez se cierra una venta, se genera mediante un workflow automatizado una nueva oportunidad de renovación y se sitúa en el nuevo pipeline. Esta nueva oportunidad tiene como fecha de cierre la fecha de renovación, y avisa al responsable un mes antes de que toca renovar mediante una notificación y una tarea. También se genera una plantilla de email que permite informar de manera ágil al cliente que debe renovar su producto y se generan una serie de tareas de seguimiento que faciliten la venta final.
Esta manera de trabajar aporta otra gran ventaja a nuestro cliente ya que gracias a este nuevo pipeline puede generar un informe de previsión de ventas que tienen “renovación” como unidad de negocio. Tanto el equipo de producción como la dirección de la empresa se han beneficiado de este nuevo informe.
Otra mejora que aplicamos fue crear un pipeline de servicios. En este caso programamos un workflow que creaba una oportunidad de negocio de tratamiento recurrente cada vez que se aplicaba el anterior, con fecha de cierre la de la realización prevista del mismo. De esta manera cada vez que se aplicaba un tratamiento, el equipo ya tenía generado el siguiente tratamiento a realizar junto a una tarea recordatoria. Como en el caso anterior nuestro cliente no solo ganó control con esta mejora, también mejoró los informes de previsión de venta ayudando así a tener un mejor control de los objetivos comerciales de la empresa.
Por último creamos una serie de listas que segmentan los contactos que deberían acudir a los tratamientos y no lo hacen, tanto por el tipo de servicio como por el tiempo que hace que no acuden. Estas listas agilizan el proceso de llamadas o mailings informando a los clientes de las ventajas de acudir a las citas por tal de obtener el rendimiento adecuado de su producto.
Los beneficios
Las mejoras aplicadas permitieron multiplicar por 4 la generación de negocios recurrentes de la empresa, con los obvios beneficios para la facturación de nuestro cliente.
También han ayudado a ganar control tanto al equipo que aplica tratamientos, como al equipo comercial, al equipo de producción como a la dirección de la empresa, que tiene una foto mucho más clara de las previsiones de cierre.
Esa previsión de negocios recurrentes también permite prever picos de trabajo y a marcar estrategias de futuro de crecimiento de la empresa.
Por último esta separación por pipelines facilita la creación de diferentes dashboards por cada unidad de negocio y a detectar en qué parte del proceso se producen las pérdidas de oportunidades, cosa que también ayudará a aplicar mejoras en el futuro.
En este artículo hemos querido explicarte cómo hemos acompañado a un cliente a mejorar la generación de negocios recurrentes y a ganar control sobre el proceso, gracias a la automatización y a HubSpot CRM, además de poder hacer una previsión del cierre de ventas mucho más fiable. ¿Te has sentido identificado? ¿Te gustaría ser nuestro próximo caso de éxito? Contacta con nosotros y te ayudaremos.