En el siglo XXI, podemos afirmar que existen muchas ventajas para realizar videoconferencias para las reuniones de empresa, ya que se han convertido en una herramienta básica para poder comunicarnos con nuestros clientes, ahorrando en tiempo y en desplazamiento, especialmente ya que las reuniones laborales han cambiado radicalmente en relativamente poco tiempo.
Así, aunque las reuniones presenciales siguen teniendo un papel importante en la comunicación con nuestro cliente (especialmente en las primeras interacciones) cuando en DigitalMakers queremos realizar reuniones de seguimiento cobra especial importancia la videoconferencia, en tanto que acerca a los usuarios, aunque físicamente se encuentren a una distancia considerable, facilitando la problemática de la localización, y eliminando el tiempo de desplazamiento.
Como responsable de marketing, la videoconferencia es una herramienta que te ayudará a eliminar las fronteras, espaciales y temporales, y a reunirte a tiempo real con cualquier proveedor, cliente o partner con el que necesites tener una reunión.
A continuación, veremos porqué como responsable de marketing vale la pena que comentes con el CEO de tu empresa lo ventajoso que es invertir en que tengas el equipo adecuado para poder trabajar y realizar videoconferencias y qué software puedes utilizar para tener un mejor resultado.
Ventajas de la videoconferencia frente a la reunión presencial
La videoconferencia tiene unas ventajas innegables, especialmente en nuestro mundo actual, en que el tiempo se ha convertido en un bien preciado y, a menudo, escaso:
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Se elimina la restricción espacial
De repente, no importa si la persona o personas con las que te tienes que reunir está justo al lado tuyo o en otro país, esté donde esté siempre que tenga a su disposición un dispositivo que permita la videoconferencia (ordenador, tablet e incluso móvil) se puede realizar la reunión.
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Mejor seguimiento de proyectos con el cliente.
Al reducirse los costes y el tiempo por reunión al eliminar el desplazamiento, es más fácil poder establecer y seguir las reuniones periódicas de seguimiento con nuestro cliente.En el caso de una reunión presencial es de vital importancia para todos los implicados el tener el tiempo para desplazarse al lugar de reunión y también la posibilidad física para hacerlo (según distancia, posibilidades de transporte, etc)
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Mayor agilidad en la toma de decisiones.
En una videoconferencia cobra especial facilidad el compartir una información desde el ordenador y el poder asegurar que todos los implicados estén presentes en la reunión, con lo que se facilita y se avanza más rápidamente en la toma de decisiones.
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Hay una reducción de costes.
Directamente relacionada con el primer punto. Aunque en un principio hay que realizar una inversión a largo plazo los costes se reducen considerablemente, al no tener que destinar ni tiempo ni recursos a desplazarnos al lugar de reunión, especialmente cuando estamos hablando de reuniones recurrentes que se dan de forma habitual (una vez al mes, cada dos meses o cada semana, por poner un ejemplo). Igualmente, el coste de las herramientas para poder realizar la videoconferencia es mínimo, y es interesante valorar la herramienta a escoger, como haremos a continuación.
Perfecto, y ahora ¿qué software escojo para realizar mis videoconferencias?
Las ventajas de utilizar una videoconferencia están bastante claras, pero justamente una de ellas es precisamente el bajo coste de las herramientas ideales para ello.
Aunque hay una gran cantidad de herramientas que puede utilizarse para realizar videoconferencias, en DigitalMakers recomendamos utilizar principalmente dos, que pueden utilizarse de forma gratuita.
Hangout de Google
Si duda, la opción más fácil y rápida para poder realizar una videoconferencia.
¿Qué se necesita?
Para utilizar Hangout solamente necesitas tener una cuenta de Google.
Ventajas de Hangout de Google:
- Es totalmente gratuito
- En un sobremesa, es independiente del sistema operativo, funciona tanto en Windows como en Mac dentro del navegador Chrome o Firefox a través de una extensión y no de una aplicación. En móvil tiene una aplicación específica tanto para Android como para IOS.
- Proporciona una buena calidad de videoconferencia, fluida y sin cortes
- Permite compartir la pantalla
- Permite ampliar funcionalidades instalando herramientas en la versión de ordenador como, por ejemplo, rotular el nombre de cada uno de los participantes en la conversación.
- Permite hacer llamadas, con voz o con video, a 10 personas simultáneamente
- Se puede emitir en directo y cualquiera puede acceder a la reunión desde un enlace con Google Hangouts On Air.
- Permite realizar grabaciones de las reuniones, que se guardan en Google Drive, igualmente con Google Hangouts On Air.
Ideal para los que tienen toda la suite de Google (Google Suite) al estar integrado dentro de Gmail.
Skype
Skypeha sido el programa de referencia en videoconferencia desde hace años, ya que fue de los primeros programas especializados en videoconferencias.
¿Qué se necesita?
Para poder utilizar Skype necesitas crear una cuenta específica de Skype o tener una cuenta genérica de Microsoft.
Ventajas de Skype:
- Es gratuito aunque tiene una versión de pago
- Tiene una versión de escritorio que hace más amigable su utilización en ordenadores.
- Permite compartir archivos y pantalla del ordenador.
- Permite la grabación de las videoconferencias (en su versión 8) en cualquier momento, recibiendo un aviso los participantes cuando se inicia la grabación. Una vez ha acabado la grabación el vídeo se guarda en la nube de Skype y estará disponible durante 30 días para descargarlo en el ordenador.
Ideal para los que clientes que utilicen Office365 de Microsoft al estar enlazado con una cuenta genérica de Microsoft.
En resumen, si elegimos una buena herramienta, la videoconferencia es sin duda una muy buena manera de realizar reuniones sin desplazarnos y sin perder el contacto visual. En nuestro siguiente artículo analizaremos qué es necesario para tener una videoconferencia de éxito y cómo tenemos que preparar nuestro ordenador para ello.
¿Qué te ha parecido? ¿Utilizas la videoconferencia para hacer reuniones o has decidido que la utilizaras a partir de ahora?
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