Un dels primers passos a l'hora de configurar el nostre Hubspot és la configuració dels usuaris que accediran al CRM.

En aquests articles us mostrarem com realitzar el registre i configuració d'usuaris, rols i equips a Hubspot i alhora, les bones pràctiques a tenir en compte.

Hubspot per a poder personalitzar els permisos i rols de cada usuari divideix aquesta funcionalitat en 3 apartats:


Usuaris
El panell d'usuaris ens permet gestionar els usuaris que accedeixen al CRM des d'una vista general en forma de llista, una vegada dins de la fitxa de cada usuari, podrem modificar els permisos, rols i equips assignats.
A part de poder gestionar els usuaris actuals, aquesta vista ens permet afegir nous usuaris a través del seu compte de correu electrònic.

Equips
Des d'aquest panell tindrem accés no sols a la creació i gestió dels equips, sinó que a més podrem configurar els permisos sobre els continguts. Podrem seleccionar a qui permetem accés als continguts a Hubspot (pàgines del lloc web, pàgines de destí, publicacions de blog, llistes, etc)

Rols
En l'últim panell (habilitat per a comptes Enterprise) podrem crear rols amb una configuració de permisos personalitzada per a agilitar el procés d'alta d'usuaris i al seu torn estandarditzar aquests permisos. Una vegada creat el nou rol, podrem assignar-lo als usuaris que correspongui.

En aquest article ens centrarem en la creació i configuració dels permisos d'un nou usuari, però et recomanem que llegeixis els nostres articles relacionats amb els rols i equips de Hubspot (en desenvolupament).

Alta d'un nou usuari

Per a poder crear un nou usuari necessitem únicament una adreça de correu electrònic.

Nota: Aquesta adreça ha de ser vàlida ja que l'usuari rebrà un correu de confirmació de Hubspot on haurà de clicar un enllaç i finalitzar el procés d'alta.

Una vegada tinguem la direcció, seleccionarem el botó “Crear usuari” i a continuació se'ns mostrarà el panell que es mostra a continuació.

En ell, tindrem dos mètodes per a crear nous usuaris, individual o múltiple (a través d'un fitxer csv).

Una vegada introduït l'email o emails, passarem a la següent pantalla on podrem configurar els permisos de l'usuari, assignar a un equip o configurar un rol predeterminat.

Respecte als permisos, estan agrupats de la següent manera:

CRM
En aquest apartat podrem configurar el nivell d'accés als diferents objectes de Hubspot permetent comunicar, eliminar, editar o veure cadascun d'ells. Alhora, podrem autoritzar cadascun d'aquests permisos per propietat o per equip.

Disposarem també de la configuració per a les diferents eines del CRM com workflows, chatflows i la capacitat d'importar/exportar objectes.


Marketing
En la pestanya de màrqueting trobarem primer la configuració referent a Formularis, Llistes o Arxius a pesar que aquestes eines s'inclouen amb qualsevol subscripció a Hubspot.

A continuació i previ a activar el botó de “Accés a Màrqueting” podrem configurar les que sí són eines específiques de Màrqueting en Hubspot com ara anuncis, campanyes, xarxes socials.

Finalment tindrem les eines pròpies de lloc web i que ens permetran autoritzar l'usuari a poder llegir, publicar o escriure continguts en el Blog, Landing pages o pàgines del lloc web. En aquest mateix apartat podrem configurar la HubDB, les redireccions i autoritzar l'usuari a les eines de disseny.


Vendes
En el mòdul de vendes tindrem en primer lloc la gestió dels productes a Hubspot i la de crear elements en negocis i cotitzacions.

Si activem els permisos de la pestanya, ens habilitarà la configuració per a plantilles i la possibilitat de donar una llicència de Sales Pro o Enterprise a l'usuari (recordar que aquestes llicències tenen un cost per unitat)

Servei
Servei ens permet configurar la possibilitat de crear enquestes per als clients, publicar i editar articles de la base de coneixement, així com accés a la creació i edició de plantilles.

D'igual forma que en els usuaris de Sales Pro i Enterprise, amb Service també es poden concedir accessos a usuaris de pagament unitari.


Informes
I arribem a un dels apartats més potents de Hubspot, els informes i analítiques. Si concedim accés a l'usuari, aquest podrà veure, editar, crear informes i panells, així com utilitzar tota la biblioteca d'informes de Hubspot. Podrem a més concedir accés a les analítiques de màrqueting per a tenir informes de campanyes, analítica del trànsit web, etc.


Compte
L'últim apartat però no per això menys important és el que concedeix accés a la configuració general de Hubspot. En ell podrem configurar l'accés al mercat d'aplicacions i de materials, al lloc web, a la base de coneixements, a la gestió dels dominis i fins i tot als contactes de màrqueting si tenim contractada la modalitat de màrqueting contacts. També podrem restringir l'accés a totes la configuració de comptes i gestió que expliquem en aquest article (en desenvolupament).

Usuari Superadministrador

L'usuari superadministrador li permet tenir accés a totes les eines excepte a la qual s'accedeix mitjançant un usuari de pagament per unitat (Sales o Service). Aquest usuari és ideal per als usuaris que gestionen el compte de Hubspot, siguin del vostre equip intern o de l'agència que us gestioni el CRM.

Recomanació de DigitalMakers per a la gestió d'usuaris a Hubspot

Sabem que davant el dubte que tipus d'usuari crear, el més temptador i àgil és el superadministrador però nosaltres ho desaconsellem encaridament.

Un CRM és una eina molt útil i diria que en ple 2021 imprescindible si la vostra empresa té un model de creixement digital. Això sí, perquè el nostre CRM sigui realment útil cal mantenir unes bones pràctiques indispensables:

• Divideix al teu equip segons el departament que ocupen (màrqueting, vendes, service...) i assigna els permisos per pestanyes que els correspon. No és qüestió de limitar l'accés als teus usuaris indiscriminadament sinó de mantenir una higiene en els procediments.
• Assigna a una persona de la teva organització perquè autoritzi els accessos i permisos als usuaris.
• Millor de menys a més, deixa que sigui el teu equip qui demandi més accés si és necessari a la figura anterior.

Com pots veure, si duus a terme una bona gestió dels usuaris, el treball se simplificarà molt i tots els usuaris se sentiran més còmodes per a interactuar amb el seu compte de Hubspot. Si necessites ajuda, no dubtis a contactar amb nosaltres.