Una empresa con voluntad de crecimiento debe seguir una serie de pasos para cumplir su objetivo. Uno de ellos es asentar una serie de buenas prácticas que permitan una gestión correcta de la base de datos y del proceso de prospección y ventas. En este artículo te explicamos cómo hemos conseguido que uno de nuestros clientes mantenga un crecimiento continuo año a año gracias a la aplicación de buenas prácticas en HubSpot CRM.

El contexto

Nos encontramos con una empresa del sector tecnológico con una gran actividad y una buena proyección de crecimiento pero con poco orden en la gestión comercial. La compañía disponía de un CRM poco trabajado, con falta de datos y limitaciones a la hora de automatizar procesos de ventas y reporting.

El objetivo

Ante esta situación tenían claro que sus planes de crecimiento tenían pocas opciones de cumplirse. Era imprescindible migrar a un CRM más profesional y sentar un buen manual de buenas prácticas que se amoldara a las proyecciones del equipo directivo.

Además detectaron que este crecimiento solo lo podían lograr potenciando también el área de Marketing que hasta ese momento tenía un papel secundario en la compañía.

Con esta situación y tras valorar distintas opciones, contactaron con nosotros con el objetivo de que les guiáramos y acompañáramos en el camino hacia asentar las bases correctas que les permitieran cumplir con los objetivos comerciales de crecimiento de la empresa.

La solución

Hablando con ellos les propusimos migrar al CRM de HubSpot, un software pensado precisamente para empresas que buscan crecer, especializado en automatizaciones y con el factor añadido de unir Marketing y Ventas con el objetivo de facilitar el buen entendimiento entre áreas.

Al empezar a trabajar lo primero que hicimos fue importar todos los datos disponibles a HubSpot, datos que hasta ese momento tenían mezclados entre varios softwares y documentos Excel de cada comercial. Detectamos duplicidades, errores, falta de información, etc… Con lo que nuestro primer objetivo fue convertir el CRM en el software que centraliza todos los datos de la empresa. También trabajamos aplicando varios workflows que nos permitieron limpiar la base de datos hasta convertirla en la fuente de la verdad y realizamos las integraciones necesarias para que mantuvieran siempre los datos actualizados.

Una vez solucionada esta parte, pusimos el foco en la parte del proceso de ventas. Tras varias conversaciones conseguimos crear un pipeline que refleja fielmente las etapas del proceso que deben seguir los comerciales, también aplicamos workflows que facilitaran el correcto seguimiento de los deals, el rellenado de datos y la comunicación interna.

El tercer paso fue utilizar la herramienta de secuencias. Una estrategia que hasta el momento no estaban utilizando y que les supuso una gran mejora a la hora de prospectar, llegando a más gente en menos tiempo, incrementando el porcentaje de reuniones agendadas y de creación de negocios. Tener una base de datos limpia permite una mejor segmentación, que a la postre se traduce en poder crear comunicaciones más centradas en las necesidades que la empresa puede resolver a cada prospecto. En este punto también el equipo de crosselling se vio favorecido al tener una imagen mucho mas clara de los clientes de los que dispone la empresa y los servicios que tienen contratados.

En el cuarto paso confeccionamos varios dashboards de seguimiento. Detectamos que antes de utilizar HubSpot nuestro cliente estaba creando manualmente estos dashboards en Excel, esto implicaba horas de gestión y una necesidad constante de estar actualizando manualmente cada dato, situación que a la postre generaba informes desactualizados o erróneos.

Por último también trabajamos con el equipo de marketing. Como comentábamos anteriormente disponer de una base de datos centralizada permite una mejor segmentación de contactos, cosa que tiene un impacto positivo en el rendimiento de las acciones de marketing como por ejemplo los mailings.

Pero no solo esto, al mismo tiempo tener todas las herramientas centralizadas en HubSpot favorece a acciones de generación de leads,  como por ejemplo crear landing pages, descargas de ebooks, etc... cosa que ha permitido a marketing generar un número cada vez más importante de contactos calificados que posteriormente ha podido utilizar ventas para generar más deals.

Los beneficios

El trabajo realizado durante 4 meses ha permitido consolidar un crecimiento continuo en la generación de negocios, pasando de los 1048 de 2017 a mas de 4300 en 2020, lo que supone un crecimiento total de mas de un 300% en este periodo de tres años. Hecho además de forma sostenida sumando unos 1000 deals nuevos al año, cifra que el equipo ha podido asumir gracias a las buenas prácticas implementadas durante este tiempo, entre las que se incluyen optimizar su trabajo de prospección con secuencias o automatizar el proceso de ventas eliminando ineficiencias que limitaban el trabajo diario.

Evolución del número de deals

A su vez implementar buenas estrategias de marketing ha permitido una constante generación de leads que han alimentado al equipo de ventas con constantes contactos a los que impactar.

Por último la aplicación de dashboards de seguimiento diario, semanal y mensual han dotado a la dirección de la información necesaria para la toma de decisiones que han ayudado a la consecución de los objetivos.

Con esas bases asentadas la compañía se ve con la capacidad de seguir afrontando nuevos retos y seguir creciendo exponencialmente, siempre manteniendo unas buenas prácticas de base que permitan mantener alineadas y conectadas todas las divisiones de la empresa.

En este artículo hemos querido explicarte cómo hemos acompañado a un cliente a tener una exitosa estrategia de crecimiento, con pasos imprescindibles como crear una buena base de datos centralizada, automatizaciones en el proceso de ventas y prospección y conseguir una buena sinergia entre marketing y ventas. ¿Te has sentido identificado? ¿Te gustaría ser nuestro próximo caso de éxito? Contacta con nosotros y te ayudaremos.