4 claves para organizar un evento de empresa

Cada año todo tipo de empresas prevén realizar varios eventos anuales para dar a conocer sus productos y servicios al mercado. Algunas veces, para empresas primerizas más normalmente, en estos eventos se encuentran con que no saben que necesitan o cómo deberían organizar un evento de este calibre.

Este artículo te dará algunos tips básicos para que te sea más llevadero el realizarlo siguiendo unas simples pautas.

Objetivo y buyer persona

Objetivo

Lo primero y esencial es qué quieres transmitir con este evento, es decir, tu objetivo al realizar el evento:

1. posicionar tu marca,
2. tener más visibilidad,
3. captar nuevos clientes,
4. anunciar productos o servicios (ya sean nuevos o existentes)... 

Es importante que lo tengas claro para poder centrar tus energías en acciones que te lleven directamente a tu objetivo.

Buyer persona

También es importante definir tu buyer persona, es decir, saber a qué tipo de público te vas a dirigir y cómo debes publicitar el evento a este público en específico. Por ejemplo si tu target es alguien de una gran empresa, lo más común es utilizar redes como Linkedin para dar a conocer tu evento. 

Tipo de evento

Otro factor crucial es qué tipo de evento vas a realizar: cantidad de personas que asistirán, lugar donde se celebrará el evento, que infraestructura necesitarás para llevarla a cabo...

Los dos tipos principales de evento son:

1. Eventos internos

   Son aquellos eventos que van dirigidos a gente de nuestra propia empresa, ya sean trabajadores o accionistas. Generalmente se utilizan para hacer comunicados internos, o para motivar a los empleados.

2. Eventos externos

   Como su nombre indica, estos van encaminados a los clientes de tu empresa, ya sean actuales o futuros.Sus objetivos principales son dar a conocer la empresa, premiar y fidelizar clientes y promocionar la imagen de la marca.

Realmente se tienen que tener en cuenta muchos puntos aunque con una buena planificación, todo será más sencillo y eficaz.

Planificación

Para cualquier evento es imprescindible una detallada planificación, para no encontrarnos con imprevistos de última hora.

1. La fecha del evento,
2. el horario
3. y el lugar son los puntos de partida.
4. El siguiente punto, es ver qué será necesario para cubrir el evento:

• Haz un proyecto de tu evento:
  • Conoce el espacio. Toma medidas, plantea cómo aprovechar al máximo los metros disponibles...
  • Imagina qué visión deseas mostrar de tu empresa. Debes dar una imagen que sea acorde con la que ésta ofrece a la clientela.
  • Investiga sobre materiales y elementos necesarios. Encuentra las mejores soluciones para obtener una presencia inmejorable ante los clientes…
  • No olvides los servicios que deseas ofrecer a tus visitantes: conexión a internet, merchandising, flyers, trípticos, catálogos, rotulación y demás componentes que hagan que tu espacio atraiga al mayor número posible de clientes.
  • Solicita el/los presupuestos necesarios para llevar a cabo tu idea. Una vez tengas en tu poder los presupuestos, debes comprobar que tienes a tu disposición todo lo necesario, y que el coste se ajusta al importe del que dispones. En caso contrario, deberás intentar realizar los cambios que consideres hasta conseguirlo, y siempre dejar un fondo para posibles imprevistos.

• • Prepara una propuesta detallada de los puntos que antes hemos comentado, para realizar la presentación del proyecto. Será imprescindible ser lo suficientemente preciso para evitar problemas posteriores.
  • Organiza un calendario de trabajo, a fin de cumplir con el plazo que se te indica.
  • Explica los objetivos que pretendes conseguir a través de este evento.

Cuando tu proyecto esté aceptado, deberás concretar fechas de ejecución con tus proveedores, para asegurarse que todo se ajusta al calendario que has organizado. Y, finalmente, comunica el evento, informando a tus clientes y dando el máximo protagonismo en redes sociales, web y blog, y realiza un buen email marketing y una campaña de adwords para promocionar qué acciones realizará tu empresa.

Ejecución

Llegamos a la ejecución de los trabajos para el montaje del evento.

No olvides:

• Cumplir el timing.
  Sigue el programa que ya habías comunicado y cíñete a él. Esto dará una sensación de seriedad y eficacia a los clientes.
  
  
• Procura ser visible para los visitantes:
• Señaliza adecuadamente tu stand: es muy importante que todos los visitantes sepan dónde estás.
• Consigue buena conexión a internet: ofrece una conexión a internet rápida que permita a tu público realizar feedback inmediato.
• Utiliza las RRSS haciendo streamings en directo y da a conocer todas las acciones que realizarás.

Medición

Una vez realizado el evento, procede a realizar un informe y ver si se han cumplido todos los objetivos que te habías marcado:

• Agradece a los asistentes y solicita su feedback.
• Pon a disposición del público videos e información generadas durante el evento.
• Si apareces en algún artículo, viralízalo.
• Crea tus conclusiones y házselas llegar a tus clientes.
• Evalúa los resultados obtenidos y detecta posibles errores a corregir en el futuro.

Deseamos que estos consejos te ayuden a gestionar de manera eficiente y te faciliten el arrancar un evento de empresa.

Y sólo como recordatorio, si tienes cualquier consulta, como responsable de marketing, con nuestro reto #askdigitalmakers resolveremos tus dudas a través de un nuevo artículo en nuestro blog.

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