Una buena base de datos es un tesoro que te permitirá impactar de la forma correcta a tus contactos, este hecho ayudará a que tus esfuerzos de marketing o vendas sean mas efectivos. En definitiva, podemos afirmar que una base de datos bien calificada es uno de los pilares que ayudará a vender más y, por lo tanto, al hacer crecer tu empresa.

Primer paso: centralizar los datos

Imagina que tienes que enviar un mailing para informar de un nuevo servicio a clientes de la empresa. Pides los datos al equipo comercial y te envían un Excel con algunos de los clientes, pero te dicen que faltan otros y te los escriben en un e-mail para que los añadas. Posteriormente te recomiendan que lo revises en el RP porque no están seguros que te los hayan pasado todos... es decir, al final pasas más tiempo manipulando archivos, uniendo y comparando datos que trabajando en el texto de presentación del nuevo servicio.

Por lo tanto, un primer punto imprescindible para poner orden a todo el conjunto de datos es centralizarlas en un único repositorio. En este caso es básico disponer de un buen CRM, nosotros te recomendamos el CRM de HubSpot.

Segundo paso: trabajar los datos

Disponer de un buen CRM es un primer paso imprescindible, pero aquí no acaba el trabajo, una vez dispones de él lo tienes que convertir en la fuente de la verdad. Esto significa que en el CRM tienen que figurar todos los datos de tus contactos y que lo tienes que utilizar como herramienta de trabajo en el día a día, dejando anotada tu actividad con ellos. Todo lo que sabes y tiene un interés comercial tiene que estar informado. El motivo es sencillo, de que te sirve tener muchos datos si estos no su fiables o están incompletos?.

Cogemos el ejemplo de antes, imagina que tienes que enviar a una base de clientes que sean de Reino Unido y que no tengan contratado el "servicio 2" puesto que, es incompatible con el nuevo servicio del que quieres informarles. Al hacer la segmentación te sale de la siguiente manera (lo mostramos en gráficos para que sea más visual)

Al segmentar te salen una gran cantidad de contactos que no se sabe si son clientes, lo mismo pasa con el país o con el servicio que tienen contratado. Es decir, te encuentras que muchos contactos tienen propiedades sin valor. Por si fuera poco, algunos contactos tienen informado Barcelona como país, cosa que también te hace dudar de la integridad de los datos que sí disponen de valor.

Y te viene a la cabeza: ¿Y ahora que hago? ¿Cómo envío una campaña efectiva con estos datos? No sufras, al final del artículo, te explicamos cómo puedes dar la vuelta a esta situación.

¿Qué significa tener una base de datos bien cualificada?

Cómo te decíamos al inicio, una base de datos bien calificada es la que te permite segmentar de forma correcta, por lo tanto, piensa en las segmentaciones que te podrían ayudar en tus acciones y empieza para ordenar estas propiedades.

En este punto te damos un consejo: Menos es más. Piensa que no es una cuestión de tener muchos datos sino, de tener los correctos y tenerlos bien informados. En base a esto nosotros definimos dos tipos de propiedades:

• Propiedades de "buenas prácticas": Son aquellas necesarias para toda empresa. Tenerlas bien trabajadas te ayudará siempre en tu día a día y las podrás ir nutriendo con automatizaciones como HubSpot Insights o también con worflows personalizados. Herramientas que te ayudarán a mantener la base de datos limpia y actualizada. Te mencionamos algunas de estas propiedades:
  
  
  • Etapa del ciclo de vida. Todos los contactos de los cuales dispones tienen valor, pero tú eres quien tiene que determinar qué valor tienen puesto que los tienes que impactar con el mensaje adecuado en función de qué etapa del ciclo de vida estén . No es el mismo un subscriptor al blog, que uno lead calificado por ventas con quienes estás trabajando para cerrar una oportunidad de venta. Saber en qué etapa del ciclo de vida se encuentra cada contacto te permitirá trazar estrategias diferentes.
    
    Este punto también te permitirá diferenciar entre contactos de marketing, contactos han dado su permiso para recibir mailings o informaciones de interés; y de ventas, contactos con quienes estás trabajando en el ámbito de prospección. Estos últimos solo podrás impactar a nivel personal, por ejemplo enviando una secuencia de ventas.
    
    
  • Lead Status: Esta propiedad especifica en qué subetapa se encuentra el contacto cuando es un lead calificado por ventas. Por ejemplo, si ya has contactado con él, si estás en conversaciones, si se ha generado una oportunidad, etc...
    
    
  • Sector: Otro dato importante puede ser el sector al cual pertenecen tus contactos. Esta información te permitirá lanzar campañas o secuencias personalizadas por sector o incluso sacar reportes de qué sector tienes más clientes o de cuál pierdes más oportunidades.
    
    
  • País: Tienes clientes de diferentes países? Esta es otro dato importante. Tener ubicados tus contactos te permitirá orientar mejor tus comunicaciones.
    
    
  • Rol: No es el mismo escribir al CEO de la empresa que al CTO o contactar con el jefe de marketing que con alguien del departamento legal. En la jerarquía de una empresa cada persona tiene sus responsabilidades y tu objetivo tiene que ser impactar a la persona adecuada, si no lo haces, la posibilidad de éxito será mucho más baja y tus esfuerzos serán infructuosos.
    
    
  • RGPD: Es importante, y más a Europa, tener bien introducida bajo qué premisa de la ley de protección de datos un contacto determinado está presente en tu base de datos. Por ejemplo, no es el mismo un contacto que no te ha dado permiso porque lo impactes desde marketing a alguien que sí.
    
    
  • Ingresos: Esta propiedad es importante para valorar si una persona o empresa se adecua a la campaña que queremos hacer o si encaja dentro de nuestro buyer persona. Si sabes el coste del servicio que quieres ofrecer y sabes los ingresos de la empresa, puedes deducir si cumple el perfil que necesitas.
    
    
• Propiedades "propias": Son aquellas propiedades que, por ejemplo, tú como director de marketing necesitas tener bien trabajadas para pasar un contacto calificado a ventas. En este caso es importante conocer los objetivos SMART de tu empresa puesto que, tus acciones van encaminadas a cumplirlos.
  
  Ponemos el caso que tienes como objetivo aumentar en 100.000 euros los ingresos por actualizaciones de servicios ya vendidos. En este caso es importante tener bien informadas propiedades como las comentadas anteriormente: el rol del contacto para saber a quien tienes que impactar, los ingresos de la empresa para saber si entran dentro de un perfil de empresa que puede pagar más, pero también es importante saber qué servicios o productos ya tiene contratados o saber si ya han mostrado interés en un pasado por estos servicios, si han asistido a un webinar donde se hablaba de este tema o si han descargado algún contenido relacionado que tienes colgado en el web.

Y ahora puedes pensar, todo esto ya lo sé, la teoría es fácil, pero tengo la base de fechas hecha un desastre, ¿como la limpio y empiezo a calificarla?

Para hacerlo los primeros pasos tienen que ser:

• Alinear las necesidades de los departamentos de marketing y de ventas
• Definir las propiedades imprescindibles
• Determinar en qué momento se llenan.

Una vez hecho esto, se pueden ir creando situaciones que te ayudarán poco a poco a que la base de datos sea justo como la necesitas. Por ejemplo, se puede especificar la obligatoriedad de llenar determinadas propiedades a la hora de crear un contacto, asegurarse que todos los formularios del web pidan aquel dato que necesites, crear workflows que ayuden a completar datos, personalizar propiedades como HubSpot Score, etc...

Si haces todo esto puedes llegar aquí, siguiendo el ejemplo anterior:

¿Las reconoces? Son las mismas gráficas de antes pero ya trabajadas y cualificadas. Ahora sabes en qué etapa está ubicado cada contacto, qué servicio tiene contratado, de qué país es, por lo tanto puedes seleccionar los clientes del Reino Unido que no tienen el "servicio 2" y hacer el mailing que deseabas. Esto hará que como mínimo tu campaña se pueda enfocar y segmentar mucho mejor y aumentará tus opciones de éxito.

En este artículo te hemos mostrado el que es por nosotros una base de datos cualificada. ¿Tú que piensas? ¿Es esta misma idea la que tienes? No dudes al hacernos llegar tus comentarios, estaremos encantados de leerte y hablarlo contigo.