Apostar por una demo de CRM puede ser un buen método para conocer la sencillez y la potencia de la herramienta. Pero antes de ponerla a prueba, se debe tener en cuenta una serie de aspectos. En el siguiente artículo, los repasamos para que su aplicación sea efectiva y nos saque de dudas. 

Una de las situaciones más comunes que una compañía se puede encontrar, según la experiencia de DigitalMakers, es el debate interno de si es del todo necesario hacer una demo de un CRM, un gestor de relaciones con los clientes.

En primer lugar, cuando se decide implementar esta tecnología, es realmente importante tener bien definidas las necesidades a corto, medio y largo plazo. Con necesidades respecto a un CRM nos referimos a los procesos de venta, de marketing y de postventa donde la tecnología pueda ayudar.

Los objetivos que se deben cubrir a corto plazo se deben tener muy claros, pues son aquellos a los que se le tienen que encontrar solución de manera rápida. En el momento que se implante el CRM, estos quedarán cubiertos en los primeros meses de aplicación. Diferente sucede a medio y largo plazo, cuyas necesidades se deben visualizar, pero sin demasiados detalles, pues en tecnología todo está en constante cambio.

Tabla: “Must” i “nice-to-have”

Desde DigitalMakers recomendamos elaborar una pequeña tabla con tres columnas: necesidades a corto plazo, a medio plazo y a largo plazo. También añadir dos hileras: “must” i “nice-to-have”. Una vez rellenadas las diferentes casillas tras haber reflexionado, de manera muy visual y sencilla podemos hacernos una idea de las necesidades que tiene la empresa: aquellas de obligada necesidad y las que estaría bien cubrir, aunque son opcionales.

Una vez completada la tabla, uno de los consejos es marcar en verde aquellas necesidades que un CRM puede resolver con claridad; en naranja, los que presentan más dudas y se tienen que revistar; y en rojo, aquellos que no logrará cubrir.

A continuación y como segundo paso, con todas estas necesidades ya muy claras, es el momento en el que, no siempre, tiene sentido hacer una demo. La demo puede ayudar a acabar de dar un apoyo tangible a los futuros usuarios y permitir que estos puedan experimentar en primera persona cómo será su experiencia con la aplicación y la usabilidad de esta.

La apuesta recomendada es asegurarnos que el CRM que vayamos a escoger cuente con una empresa sólida detrás, con una cultura de actualizaciones frecuentes y que siempre trabaje con el objetivo de ir mejorando el producto. Este es el caso de HubSpot, con el que trabajamos desde hace tiempo.

En diferentes ocasiones, la demo no es necesaria ejecutarla. Si está claro que los problemas a corto plazo pueden ser resueltos por un CRM, no es necesario usar una demo. En el caso que la compañía, sobre todo la Dirección General y los demás departamentos implicados, se quede más tranquila al ver que funciona la demo, es importante saber cómo esta puede calificarse de efectiva.

Pautas para conocer la efectividad

La primera pauta es acotar el tiempo de la demo. Según nuestra experiencia, consideramos que 30 o 45 minutos es tiempo suficiente para sacar conclusiones. No hace falta un gran periodo de tiempo. En el caso de CRM HubSpot, con tan solo este tiempo se puede percibir que es una plataforma muy usable y que la curva de aprendizaje es muy rápida. Los usuarios rápidamente se sienten cómodos en la plataforma y le pueden sacar provecho.

El segundo aspecto que se debería tener en cuenta es tener claras las necesidades a corto plazo que se tienen que cubrir. El CRM es una mezcla entre potencia y simplicidad. Por lo tanto, es importante en la demo acotar aquellos temas que son líneas rojas para poder ir directamente a ese punto que nos interesa solucionar.

Si no, puede existir el riesgo de mostrar una parte del CRM que, aunque puede ser muy útil, no va directamente alineada a las necesidades de la compañía a corto plazo.

Acotar el tiempo de la demo y tener claras las necesidades a corto plazo que se deben cubrir son los dos puntos más relevantes en el momento de implementar una demo de CRM. Si se cumplen estas pautas, se mostrará todo su potencial; además de dar algunas pinceladas de hacia dónde puede llegar un gestor de relación con los clientes.