¿Has perdido algún negocio porque olvidaste hacer seguimiento? ¿Sientes que se te escapan oportunidades de venta por falta de tiempo o información del cliente? En HubSpot existe una herramienta que te ayudará a mejorar tu proceso de prospección, las secuencias.

Históricamente el proceso de prospección ha consistido en hacer un listado manual en papel o con algún software, llamar o enviar un correo a cada contacto y apuntar el resultado de la acción al lado junto con el siguiente paso a realizar. Un proceso en muchas ocasiones farragoso, largo y en definitiva poco eficiente.

Como te decíamos, para ayudarte en ese proceso de prospección, HubSpot CRM cuenta con la herramienta de “secuencias” que de bien seguro te facilitará mucho el trabajo. 

Las secuencias son una herramienta concebida para optimizar series de emails y tareas. La ventaja más importante que ofrecen es que permiten simplificar y mejorar el seguimiento que se hace a un contacto hasta conseguir un objetivo determinado, por ejemplo, agendar una reunión. Por si fuera poco, los contactos se inscriben a las secuencias mediante listas, con lo que puedes hacer una segmentación muy personalizada que te permite personalizar el mensaje y aumenta tus opciones de éxito. 

Antes de empezar, un apunte importante que no tienes que perder nunca de vista, tu posición debe ser la de consultor preventa. Tu objetivo no es vender sino entender y ayudar a tu buyer persona, ofrecer tu producto o servicio porque piensas que puede ayudarle. Para ello es importante que planifiques bien los pasos que vas a realizar, el mensaje que vas a dar, etc.. 

En ventas la persistencia es clave

Una estadística de HubSpot nos dice que un 60% de los clientes dice que no cuatro veces antes de decir si. Esto no significa que debas hacerte pesado, piensa en tu día a día, seguro que recibes decenas de emails, a esto súmale  llamadas, reuniones, etc... Todos llevamos una vida muy ocupada y se nos pasan correos, o los leemos pero se da la circunstancia de que en ese momento no podemos contestar y se nos acaban pasando. O recibimos una llamada en un mal momento y la dejamos perder. La persistencia no debe ser acoso, es buscar como encontrar el momento adecuado para establecer comunicación. 

Vale ¿pero cuántas veces debo contactar para no ser pesado? Un método popular que puedes utilizar y te aconsejamos desde DigitalMakers es la Secuencia BASHO de Jeff Hoffman, que consiste en una serie de cuatro comunicaciones que comienza con una presentación, luego persiste en dos ocasiones y, por último, si el prospecto no ha respondido, se pone fin a la relación, en total cuatro pasos, que dependiendo de la situación podrías convertir en cinco, pero no más.

Pasos de una secuencia

Genial, creo que lo he entendido todo, voy a probarlo. Pero... Cómo empiezo. A continuación te damos algunos consejos sobre los pasos a seguir a la hora de crear tu secuencia

1. Listado al que vas a impactar: Primero de todo como hemos comentado es importante tener un listado bien segmentado de contactos a los que vamos a impactar. Por ejemplo, imagina que estás haciendo prospección y has conseguido buscando por Linkedin un buen número de prospectos a los que crees que les puede interesar tu producto, en este caso disponer de su correo electrónico y su teléfono será de gran utilidad.
   
   
2. Comprueba que conoces datos básicos: Es importante remarcar que utilizar la automatización de secuencias no significa darle a un botón y que todo funcione solo. La personalización es muy importante y para lograrla deberás dedicar un tiempo en conseguir algunos datos del prospecto que te ayudarán, por ejemplo el nombre, el teléfono, el email, el cargo, el sector etc.. No es una cuestión de tener una gran cantidad de datos sino de tener los idóneos para generar una buena impresión al prospecto y generar el interés de hablar contigo.
   
   
3. Planifica los pasos de la secuencia. En este paso hay otro punto de decisión importante, ¿Qué hago, llamadas o emails?
   
   Tanto el email como la llamada tienen ventajas y desventajas, por ejemplo el primero es más visual, menos invasivo y da tiempo de reflexión al prospecto, pero al mismo tiempo es fácil que se pierda por una bandeja de entrada llena de correos. La llamada por el contrario te muestra más humano, interactuar al momento con el prospecto y obtienes una respuesta rápida, pero es más invasiva y puede generar más rechazo sobre todo si el prospecto no te conoce y no tiene tiempo de escucharte.
   
   Siguiendo el método BASHO, una buena estrategia es combinar ambas maneras de interactuar, por ejemplo si hacemos una secuencia de cuatro pasos podemos enviar dos emails, hacer una llamada y finalmente acabar con un nuevo email.
   
4. Trabaja el mensaje: Independientemente del método utilizado tienes que preparar bien el mensaje, tu prospecto no va a dedicar mucho tiempo a tu impacto y es importante captar rápidamente su atención. Por este motivo te recomendamos que estructures tu mensaje en tres partes:
   
   
• El motivo por el que te pones en contacto. Este punto se centra en el prospecto y es el detonante de que le envíes la secuencia, es decir el punto que has detectado que le puedes ayudar con tu producto o servicio. Por ejemplo, imagina que tu empresa se dedica a hacer webs, podrías decir “He visto que tienes una magnífica página web pero no está adaptada para dispositivos móviles...”.
  
  
• El motivo por el que te pones en contacto con él en este momento. Este punto se vincula con tu empresa. “Disponemos de un programa que ayuda a empresas a adaptar sus páginas web para que sean responsive”.
  
  
• Debes pedir algo que quieras y que sea fácil y rápido de completar. “Si te interesa que hablemos, te dejo mi enlace a la herramienta de reuniones”.
  
  De esta manera, en pocas palabras le hemos dicho que hemos mirado su página web, que sabemos que le podemos ayudar a solucionar su problema y le proponemos entablar una conversación con él.
  
  En base a este primer mensaje puedes confeccionar el que se mandará en el segundo paso en caso de no recibir respuesta, unas 48 o 72 horas después. En este segundo mensaje puedes empezar recordando al prospecto que ya le contactaste hace unos días y le puedes añadir alguna sugerencia y enviarle algún contenido de interés sobre su problema, puedes acabar invitándole de nuevo a entablar una conversación.
  
  ¿Sigues sin recibir respuesta alguna? Puedes programar una llamada al cabo de 48 horas, para ello prepárate lo que dirás, haciendo alusión a los emails enviados y aportando una nueva sugerencia, siempre con tono amable.
  
  Por último si sigues sin recibir respuesta prepara un último email de despedida, en él le comentarás al prospecto que es la última ocasión que le contactas y le puedes pedir disculpas si le has molestado.
  
  
5. Lanza la secuencia y haz seguimiento: Una vez definida la lista a impactar, los pasos y los mensajes es el momento de inscribir los prospectos a la secuencia. Una vez hecho, la secuencia irá trabajando, mandará los emails automatizados, generará las tareas que le hayas programado, etc.. solo deberás conectarte a ella cuando algún contacto responda o cuando alguna tarea te sea asignada. Paralelamente podrás seguir los reports para ver el rendimiento de tus acciones. 
   
   

Con este artículo hemos querido darte una pincelada sobre cómo las secuencias pueden ayudar en tus tareas de prospección y hemos querido ayudarte a utilizarlas en tus procesos.. Esperemos que te sea de ayuda y estaremos encantados de que compartas con nosotros tus impresiones.