Hace unas semanas te explicamos la herramienta de secuencias de HubSpot y te mostramos los cinco pasos necesarios para elaborar una. En este artículo queremos ir un poco más allá y explicarte cinco elementos que deberás configurar en tus secuencias para hacerlas más efectivas.
Como te dijimos en el anterior artículo, las secuencias son una herramienta concebida para optimizar series de emails y tareas que permiten simplificar y mejorar el seguimiento que se hace a un contacto hasta conseguir un objetivo determinado, por ejemplo, agendar una reunión.
Pero para configurar una correctamente, no solo es necesario seguir los pasos de segmentar correctamente el listado de gente a impactar, comprobar los datos, planificar los pasos, crear los mensajes y lanzar la secuencia como ya vimos. También es necesario configurar una serie de elementos que ayudarán a mejorar la efectividad de nuestra secuencia y lo mejor de todo, HubSpot nos lo ponen fácil en su herramienta para hacerlo.
Te los detallamos a continuación
- Configurar en cada paso si realizamos un email automatizado o una tarea.
El email automatizado consiste en una plantilla de correo que puedes personalizar y que se envía automáticamente en el momento que tu hayas decidido al programar la secuencia. Por el contrario, las tareas, son un aviso que genera automáticamente HubSpot, también en base a tu programación, que te recuerda que tienes que hacer algo, por ejemplo una llamada, una consulta a Linkedin, escribir un correo etc… Una vez realices la tarea, puedes decidir si quieres que la secuencia siga su curso para ese contacto, o por el contrario, quieres excluirlo.
Por ejemplo si programas una tarea de llamada, cuando la realices puede pasar que consigas agendar una reunión con el contacto. Posteriormente a esa tarea, no querrás que ese contacto siga recibiendo emails de la secuencia con lo que puedes excluirlo. Por el contrario si no consigues contactar con él porque no coge el teléfono, si interesa que reciba un correo en el que le digas "he intentado contactar con teléfono pero entiendo que estás muy ocupado..." y a partir de ahí seguir con tu mensaje. - Las plantillas de email cuentan con la opción de introducir tokens que pueden ser manuales o automáticos. Por ejemplo, un token típico es el nombre del prospecto o de la empresa en la que trabaja. Personalizar la secuencia siempre da un valor añadido y HubSpot te facilita este trabajo ya que te permite crear tokens de cualquier información que tengas del contacto para personalizar al máximo. Y no solo eso, también tienes la opción de generar "marcadores" que te permiten, al inscribir un contacto en una secuencia, mencionarle clientes con los que has trabajado en base al sector de tu prospecto. También por ejemplo te permiten modificar el servicio que ofrece tu empresa en base a la necesidad que quieras cubrir.
- Cuando un contacto contesta la secuencia o reserva una reunión, automáticamente sale del automatismo. De esta manera te aseguras que alguien que ya ha contestado a tu secuencia no se le envían más pasos. De la misma manera que te comentábamos en el punto 1 que puedes excluir manualmente un contacto, también HubSpot tiene automatismos programados que excluyen al contacto de la secuencia, por ejemplo al responder un email tuyo, al agendar reunión o también si rebota un correo previamente enviado.
De todas estas situaciones puedes hacer seguimiento en la herramienta de reporting de HubSpot, de la que te hablaremos en otro artículo. - Días y horario de envío. Otro aspecto importante cuando hablamos de automatizaciones es fijar los días y horas de envío. En general no nos interesa que un email se envíe de madrugada o que se nos genere una tarea de llamada en domingo. En este punto, HubSpot permite configurar si queremos que la secuencia se ejecute solo en días laborales y también nos permite configurar el horario incluso personalizando la zona horaria de cada contacto.
En el tema del horario realmente lo que puedes configurar es una franja horaria y HubSpot utiliza sus datos para dentro de esta franja enviar en el momento de más tasa de apertura. - Cuando un contacto está en una una secuencia, se actualiza la propiedad “Actualmente en secuencia” de HubSpot, de esta manera siempre podrás segmentar entre contactos que están o han estado en una secuencia y los que no. Esto es muy importante para el equipo comercial para no repetir secuencias o saber a que contactos se han enviado anteriormente.
Todo el registro de correos y acciones realizadas con un contacto como el lógico, queda registrado en su timeline con lo que en cualquier momento podremos acceder a él, saber qué secuencia se le envió y si tuvo respuesta.
Con estos dos artículos sobre secuencias hemos querido animarte a utilizarlas en tus procesos de prospección y darte algunos consejos sobre cómo planificarlas, trabajarlas y configurarlas. Esperamos que te sean de ayuda y estaremos encantados de que compartas con nosotros tus impresiones.
