Cada any tota mena d'empreses preveuen realitzar diversos esdeveniments anuals per donar a conèixer els seus productes i serveis a l'mercat. Algunes vegades, per a empreses primerenques més normalment, en aquests esdeveniments es troben que no saben que necessiten o com haurien d'organitzar un esdeveniment d'aquest calibre.

Aquest article et donarà alguns tips bàsics perquè et sigui més suportable el realitzar-lo seguint unes simples pautes.

Objectiu i buyer persona

Objectiu

El primer i essencial és què vols transmetre amb aquest esdeveniment, és a dir,el teu objectiu en realitzar l'esdeveniment:

1. posicionar la teva marca,
2. tindre més visibilitat,
3. captar nous clients,
4. anunciar productes o serveis (ja siguin nous o existents)... 

És important que ho tinguis clar per poder centrar les teves energies en accions que et portin directament al teu objectiu.

Buyer persona

També és important definir el teu buyer persona, és a dir, saber a quin tipus de públic et dirigiràs y com has publicitar l'esdeveniment a aquest públic en específic. Per exemple si el teu target és algú d'una gran empresa, el més comú és utilitzar xarxes com Linkedin per donar a conèixer la teva esdeveniment. 

Tipus d'esdeveniment

Un altre factor crucial és quin tipus d'esdeveniment realitzaràs: quantitat de persones que assistiran, lloc on se celebrarà l'esdeveniment, que infraestructura necessitaràs per dur-la a terme ...

Els dos tipus principals d'esdeveniment són:

1. Esdeveniments interns

   Són aquells esdeveniments que van dirigits a gent de la nostra pròpia empresa, ja siguin treballadors o accionistes. Generalment s'utilitzen per fer comunicats interns, o per motivar els empleats.

2. Esdeveniments externs

   Com el seu nom indica, aquests van encaminats als clients de la teva empresa, ja siguin actuals o futuros.Sus objectius principals són donar a conèixer l'empresa, premiar i fidelitzar clients i promocionar la imatge de la marca.

Realment s'han de tenir en compte molts punts encara que amb una bona planificació, tot serà més senzill i eficaç.

Planificació

Per a qualsevol esdeveniment és imprescindible una detallada planificació, per no trobar-nos amb imprevistos d'última hora.

1. La data de l'esdeveniment,
2. l'horari
3. i el lloc són els punts de partida.
4. El següent punt, és veure què serà necessari per cobrir l'esdeveniment:

• Fes un projecte del teu esdeveniment:
  • Coneix l'espai. Pren mesures, planteja com aprofitar a l'màxim els metres disponibles ...
  • Imagina quina visió desitges que de la teva empresa.Has de donar una imatge que estigui d'acord amb la que aquesta ofereix a la clientela.
  • Investiga sobre materials i elements necessaris. Troba les millors solucions per obtenir una presència immillorable davant els clients...
  • No oblidis els serveis que desitges oferir als teus clients: connexió a Internet, marxandatge, flyers, tríptics, catàlegs, retolació i altres components que facin que el teu espai atregui el major nombre possible de clients.
  • Sol·licita el/els pressupostos necessaris per dur a terme la teva idea. Un cop tinguis en el teu poder els pressupostos, has de comprovar que tens a la teva disposició tot el necessari, i que el cost s'ajusta a l'import de què disposes. En cas contrari, hauràs d'intentar realitzar els canvis que consideris fins aconseguir-ho, i sempre deixar un fons per a possibles imprevistos.

• • Prepara una proposta detallada dels punts que abans hem comentat, per fer la presentació de el projecte. Serà imprescindible ser prou precís per evitar problemes posteriors.
  • Organitza un calendari de treball, per tal de complir amb el termini que t'indica.
  • Explica els objectius que vols aconseguir a través d'aquest esdeveniment.

Quan el teu projecte estigui acceptat, hauràs concretar dates d'execució amb els teus proveïdors, per assegurar que tot s'ajusta a l'calendari que has organitzat. I, finalment, comunica l'esdeveniment, informant als teus clients i donant el màxim protagonisme en xarxes socials, web i bloc, i realitza un bon email màrqueting i una campanya de adwords per promocionar quines accions realitzarà la teva empresa.

Execució

Arribem a l'execució dels treballs per al muntatge de l'esdeveniment.

No oblidis:

• Complir el timing. Segueix el programa que ja havies comunicat i cenyeix-te a ell. Això donarà una sensació de serietat i eficàcia als clients.
  
  
• Procura ser visible per als visitants:
• Senyalitza adequadament el teu estand: és molt important que tots els visitants sàpiguen on ets.
• Aconsegueix bona connexió a internet: ofereix una connexió a internet ràpida que permeti al teu públic realitzar feedback immediat.
• Utilitza les RRSS fent streamings en directe i dóna a conèixer totes les accions que realitzaràs.

Mesura

Un cop realitzat l'esdeveniment, procedeix a realitzar un informe i veure si s'han complert tots els objectius que t'havies marcat:

• Agraeix als assistents i sol·licita el seu feedback.
• Posa a disposició de el públic vídeos i informació generades durant l'esdeveniment.
• Si apareixes en algun article, viralízalo.
• Crea les teves conclusions i házselas arribar als teus clients.
• Avalua els resultats obtinguts i detecta possibles errors a corregir en el futur.

Desitgem que aquests consells t'ajudin a gestionar de manera eficient i et facilitin l'arrencar un esdeveniment d'empresa.

I només com a recordatori, si tens qualsevol consulta, com a responsable de màrqueting, amb el nostre repte #askdigitalmakers resoldrem els teus dubtes a través d'un nou article al nostre blog.

Anima't!