¿Te has encontrado en alguna ocasión que un error en una automatización de Hubspot te ha hecho perder datos y no has sabido cómo recuperarlos? En este artículo queremos explicarte cómo actuar en caso de "desastre" y qué pasos previos puedes seguir para evitarlo.

Si tu empresa utiliza Hubspot seguro que utilizas una de las herramientas más potentes con las que cuenta el CRM, los "workflows". Como bien sabes las automatizaciones nos permiten ahorrar tiempo en manualidades, a tener los registros siempre actualizados y nos ayudan a mantener una buena integridad de los datos que nos acerca al objetivo de convertir nuestro CRM en la 'fuente de la verdad '. Pero esta potencia que tienen los workflows también nos puede perjudicar cuando no los programamos del todo bien.

Las automatizaciones de HubSpot

Imagina, por ejemplo, que tu empresa cuenta con tres pipelines y necesitas modificar la fecha de cierre de todos los deals que pertenecen a uno de estos pipelines, dejando todos lo demás sin modificar. La primera tarea es pensar en cuál es la mejor manera de conseguir este objetivo. En este caso te pueden pasar por la cabeza dos opciones;

• Edición masiva. Puedes filtrar todos los deals pertenecientes a un pipeline y modificar la propiedad 'fecha de cierre'.
• Crear un workflow. En este caso Hubspot te ofrece opciones interesantes con las que no cuenta la edición masiva, como hacer bifurcaciones o dejarlo programado para que se aplique a negocios que irás creando en el futuro, no sólo en los que ya tienes.

En este caso te decantas por la segunda opción, ya que quieres hacer una serie de bifurcaciones para asegurarte que cada negocio se llena con el valor correcto.

Perfecto! Tienes una necesidad y sabes el camino a seguir para resolverla, por lo tanto te pones manos a la obra. Entras en la herramienta de Workflows de Hubspot, defines el trigger, configuras las bifurcaciones, defines el valor que se escribirá en cada propiedad cuando cumpla la condición y finalmente lo activas indicando que inscriba los negocios ya existentes que cumplen la condición. Trabajo hecho.

Una vez aplicado te diriges satisfecho a ver los resultados y empiezas a sudar. Detectas que no sólo has modificado las fechas de los negocios pertenecientes a un pipeline como querías inicialmente, sino que has modificado todos los negocios que tienes a Hubspot. A partir de ahí los nervios se apoderan de ti, ¿y ahora que hago? ¿Cómo vuelvo a los valores de antes?

Hubspot nativamente no cuenta con la opción de hacer automáticamente backups de propiedades para poder restaurar la base de datos cuando te ocurre un desastre como el mencionado. Tampoco hay un botón de "desaplicar el workflow" que haga que todo "vuelva a ser como antes ", pero no sufras, Hubspot si tiene una solución, al final del artículo te la contamos.

¿Cómo evitar errores con los Workflows de Hubspot?

Antes de decirte como restaurar las propiedades modificadas te queremos dar un par de consejos que te pueden ayudar a evitar errores como el mencionado o, en caso de que se produzcan, detectarlos rápidamente;

1. Utiliza la función de "Prueba": Esta función te permite elegir cualquier registro que tengas a Hubspot y probar cómo actuará el workflow sobre él. Por ejemplo, verás si el registro cumple el trigger, por qué bifurcaciones pasará y finalmente qué acción se ejecutará. Te recomendamos que pruebes el workflow con diferentes registros para comprobar que realmente el funcionamiento es el deseado. Volviendo al ejemplo de antes, prueba con un negocio que sabes que hay que modificar y también con uno que no, de esta manera la prueba te confirmará si has hecho una buena programación de la automatización.
   
2. Revisa bien el dato de negocios inscritos: Un truco que te puede ser útil es verificar el número de deals existentes a los que se aplicará el workflow. Hubspot te informa de este número cuando te pregunta si quieres inscribir registros que ya están en la base de datos. Volviendo al ejemplo inicial, imagina que quieres modificar 50 negocios y que cuando te diriges a inscribir los ya existentes Hubspot te informa que inscribirá 150. Esta diferencia debe hacerte saltar una alarma, te está diciendo que el trigger no está bien programado. Vuelve al punto inicial y revísalo bien antes de ejecutar.
   
3. Haz seguimiento del Workflow: La herramienta de workflows cuenta con una pestaña llamada "Historial". Hacer un seguimiento del historial durante las horas o los días posteriores a la activación del workflow te ayudará a ver cómo está actuando y si se ejecuta como esperabas. Es importante remarcar que cuanto antes detectes el error, más fácil y rápido será recuperar el dato modificado.
   
   

   
   
   

¿Cómo recuperar datos en caso de desastre?

Ahora estarás pensando, sí, sí, muy bien, es interesante conocer estas opciones, las aplicaré en un futuro, pero ¿y ahora? ¿Cómo recupero las fechas de cierre que se han modificado por error?

Para hacerlo tienes que ir a las propiedades de Hubspot, dentro del apartado de configuración, una vez allí tienes que buscar la propiedad modificada por error, en este caso la fecha de cierre de los negocios y pasar el ratón por encima de la propiedad. Verás que te aparecen tres botones, si vas al tercero se desplegarán un listado de opciones, una de ellas es la de "exportar historial de propiedades", esta es la que nos interesa.

Esta funcionalidad exportará un archivo en el que podrás ver en columnas los últimos valores de la propiedad por cada registro y la fecha en que fueron modificados. A partir de aquí el trabajo consiste en coger el último valor antes de la modificación y ponerlo todo en la columna de "fecha de cierre". Una vez hecho puedes volver ha importar el archivo con las fechas correctas.

Puede parecer complicado, pero te animamos ha intentar seguir este procedimiento incluso aunque ahora no necesites recuperar ningún dato, puede ser un buen entrenamiento por si en alguna ocasión lo tienes que hacer.

Por último solo decirte que en Digitalmakers somos expertos en el CRM de Hubspot. Puedes contactar con nosotros siempre que lo necesites y te ayudaremos a resolver estas y otras situaciones.