A DigitalMakers hem detectat en els nostres clients una necessitat creixent de crear firmes dinàmiques als seus correus corporatius perquè estiguin tots alineats amb una imatge corporativa coherent.

Tots els treballadors d’una empresa tenen un correu corporatiu amb una firma.

Aquesta firma pot contenir el nom i cognoms, el càrrec que ocupa el treballador a l’empresa, el telèfon, una foto, les xarxes socials, etc.

La firma del correu la pot crear una empresa de disseny, una empresa de màrqueting digital o es pot crear internament des de la mateixa empresa en qüestió.

Això té com a resultat que cada empresa genera i configura moltes firmes de correu, tantes com treballadors tingui.

Quin problema troben les empreses?

• Cada vegada que s’incorpora un nou empleat a l’organització, s’ha de crear una firma nova.
• S’han de canviar les dades personals de l’empleat i un cop això fet, l’empleat l’ha d’introduir (normalment) ell mateix al seu correu.
• Això fa que la responsabilitat que aquesta firma sigui correcta i funcioni recau en l’empleat, que no està obligat a saber com es configura correctament la signatura i pot ser que no ho faci bé.
• Si l’usuari no té els coneixements tècnics necessaris, la firma posteriorment pot veure’s malament, pot no ser igual que la d’altres companys, i altres errors més.

Les firmes no dinàmiques comporten altres problemes:

Imaginem que al treballador no li agrada la firma i la canvia: ja tenim una firma diferent entre un treballador i un altre dins de la mateixa companyia.

Si s’han fet canvis en les dades de contacte de l’empresa, s’ha de notificar als empleats que canviïn la informació de les firmes.

Si un empleat no ho fa, pot ser que la seva firma tingui informació desactualitzada o errònia.

Això pot comportar mal de caps a les persones que intentin contactar amb l’empresa agafant la informació que surt a la signatura d’aquell treballador.

Potser estàs pensant que en una empresa petita aquests problemes són bastant gestionables, ja que si tens 5 o 10 treballadors, encara ets capaç de controlar que totes les firmes dels correus siguin iguals.

Però què passa quan la teva empresa creix i tens 50, 100 o 300 treballadors?

En aquests casos, es fa impossible controlar que totes les firmes siguin iguals.

La solució és, doncs, la firma dinàmica de correu.

Què és una firma dinàmica?

Una firma dinàmica és aquella que es genera a través d’una plantilla que sempre és igual.

Independentment del gestor de correu que fas servir a la teva empresa, la firma dinàmica agafa les dades personals de cada empleat i les inclou dins de la plantilla creada perquè tots els correus de l’empresa estiguin unificats.

Cada vegada que l’empresa crea un compte nou, es crea automàticament la firma dinàmica corresponent.

Això evita tots els problemes que hem esmentat abans, com per exemple el fet d’haver de demanar al treballador que inclogui ell mateix la seva firma (potser no sap com fer-ho).

També s’evita el problema que un treballador nou tingui un “temps mort” en el qual no pot enviar correus o ho ha de fer amb una firma provisional i rudimentària fins que no rep la firma corporativa definitiva.

I tu, ja fas servir firmes dinàmiques a la teva empresa?

Aquesta és la primera entrada d’una sèrie de publicacions al blog sobre firmes dinàmiques.

Si t’interessa el tema i vols anar seguint tot el que t’expliquem sobre les firmes dinàmiques, subscriu-te al blog i estigues al corrent!

T’hi esperem!