T’ha passat mai que un error en una automatització de HubSpot t’ha fet perdre dades i no sabies com recuperar-les? En aquest article t’expliquem com actuar en cas de "desastre" i quins passos previs pots seguir per evitar que torni a passar.

Si la teva empresa utilitza HubSpot, segur que coneixes una de les eines més potents del CRM: els Workflows. Aquestes automatitzacions permeten estalviar temps, mantenir els registres actualitzats i garantir la integritat de les dades, apropant el teu CRM a l’objectiu de ser la ‘font de la veritat’. Tanmateix, aquesta potència també pot jugar en contra quan no es configuren correctament.

Les automatitzacions de HubSpot

Imagina que la teva empresa té tres pipelines i necessites modificar la data de tancament de tots els deals d’un d’ells, deixant la resta sense canvis. Tens dues opcions:

• Edició massiva: filtrar tots els deals d’un pipeline i modificar la propietat "data de tancament".
• Crear un workflow: HubSpot ofereix funcionalitats que l’edició massiva no té, com ara bifurcacions o execució programada per a negocis futurs.

Et decantes per la segona opció per assegurar valors correctes amb bifurcacions. Configures el trigger, les condicions, els valors a escriure i actives el workflow, inscrivint també els negocis existents. Treball fet.

Però en revisar els resultats, descobreixes que no només s’han modificat els negocis d’un pipeline, sinó tots els negocis de HubSpot. El pànic apareix: què fer ara? Com restaurar els valors originals?

HubSpot no ofereix còpies de seguretat automàtiques de propietats ni un botó per "desfer" canvis. Però no et preocupis, hi ha una solució, que t’expliquem al final de l’article.

Com evitar errors amb els Workflows de HubSpot?

Abans d’explicar-te com restaurar propietats, segueix aquests consells per prevenir errors o detectar-los ràpidament:

1. Utilitza la funció "Prova": permet simular com actuarà el workflow sobre un registre. Comprova amb diversos exemples (un que s’hagi de modificar i un altre que no) que funciona correctament.
2. Revisa el nombre de registres inscrits: HubSpot mostra quants deals s’inscriuran. Si n’esperes 50 i el sistema en mostra 150, hi ha un problema amb el trigger. Revisa la configuració abans d’executar.
3. Fes seguiment de l’historial: la pestanya “Historial” mostra com s’executen els workflows. Com més aviat detectis un error, més fàcil serà corregir-lo.

Com recuperar dades en cas de desastre?

Si el problema ja ha passat i necessites restaurar valors (per exemple, dates de tancament), segueix aquests passos:

1. Accedeix a Configuració > Propietats a HubSpot.
2. Cerca la propietat afectada i passa-hi el ratolí per sobre.
3. Fes clic al tercer botó d’opcions i selecciona “Exportar historial de propietats”.

Obtindràs un fitxer amb els últims valors de cada registre i la data de modificació. Recupera el valor anterior al canvi, col·loca’l a la columna “data de tancament” i importa el fitxer corregit a HubSpot.

Pot semblar laboriós, però et recomanem practicar aquest procés encara que ara no ho necessitis, així estaràs preparat si torna a passar.

A Digitalmakers som experts en HubSpot. Si necessites ajuda per restaurar dades o configurar workflows segurs, contacta amb nosaltres i t’ajudarem a resoldre qualsevol situació.