T'has trobat en alguna ocasió que un error en una automatització de HubSpot t'ha fet perdre dades i no has sabut com recuperar-les? En aquest article et volem explicar com actuar en cas de "desastre" i quines passes prèvies pots seguir per evitar-ho.

Si la teva empresa utilitza HubSpot de ben segur que utilitzes una de les eines més potents amb les quals compta el CRM, els "workflows". Com bé saps les automatitzacions ens permeten estalviar temps en manualitats, a mantenir els registres sempre actualitzats i ens ajuden al objectiu d'aconseguir una bona integritat de dades fet que ens acosta a convertir el nostre CRM amb la 'font de la veritat'. Però aquesta potència que tenen els workflows també ens pot perjudicar quan no els programem del tot bé.

Les automatitzacions de HubSpot

Imagina, per exemple, que la teva empresa compta amb tres pipelines i necessites modificar la data de tancament de tots els deals que pertanyen a un d'aquests pipelines, deixant tota la resta sense modificar. La primera tasca és pensar en quina és la millor manera d'aconseguir aquest objectiu. En aquest cas et poden passar pel cap dues opcions;

• Edició massiva. Pots filtrar tots els deals pertanyents a un pipeline i modificar la propietat 'data de tancament'.
• Crear un workflow. En aquest cas HubSpot t'ofereix opcions interessants amb les quals no compta l'edició massiva, com fer bifurcacions o deixar-lo programat perquè s'apliqui a negocis que aniràs creant en el futur, no només en els que ja tens.

En aquest cas et decantes per la segona opció, ja que vols fer una sèrie de bifurcacions per assegurar-te que a cada negoci s'omple amb la dada correcta.

Perfecte! Tens una necessitat i saps el camí a seguir per resoldre-la, per tant et poses mans a l'obra. Entres a l'eina de Workflows de HubSpot, defineixes el trigger, configures les bifurcacions, defineixes el valor que s'escriurà en cada propietat quan compleixi la condició i finalment l'actives tot marcant-li que inscrigui els negocis ja existents que compleixen la condició. Feina feta.

Un cop aplicat et dirigeixes satisfet a veure els resultats i comences a suar. Detectes que no només has modificat les dates dels negocis pertanyents a un pipeline com volies inicialment, sinó que has modificat tots els negocis que tens a HubSpot. A partir d'aquí els nervis s'apoderen de tu, i ara que faig? Com torno als valors d'abans?

HubSpot nativament no compta amb l'opció per fer automàticament backups de propietats per poder restaurar la base de dades quan et passa un desastre com el mencionat. Tampoc hi ha un botó de "desaplica el workflow" que faci que tot "torni a ser com abans", però no pateixis, HubSpot si té una solució, al final de l'article te l'expliquem.

Com evitar errors amb els Workflows de HubSpot?

Abans de dir-te com restaurar les propietats modificades et volem donar un parell de consells que et poden ajudar a evitar errors com el mencionat o, en cas que es produeixin, a detectar-los ràpidament;

1. Utilitza la funció de "Prova": Aquesta funció et permet escollir qualsevol registre que tinguis a HubSpot i provar com actuarà el workflow sobre ell. Per exemple, veuràs si el registre compleix el trigger, per quines bifurcacions passarà i finalment quina acció s'executarà. Et recomanem que provis el workflow amb diferents registres per comprovar que realment el funcionament és el desitjat. Tornant a l'exemple d'abans, prova amb un negoci que saps que s'ha de modificar i també amb un que no, d'aquesta manera la prova et confirmarà si has fet una bona programació de l'automatització.
   
2. Revisa bé la dada de negocis inscrits: Un truc que et pot ser útil és verificar el número de deals existents als que s'aplicarà el workflow. HubSpot t'informa d'aquest número quan et pregunta si vols inscriure registres que ja són a la base de dades. Tornant a l'exemple inicial, imagina que vols modificar 50 negocis i que quan et dirigeixes a inscriure els ja existents HubSpot t'informa que n'inscriurà 150. Aquesta diferència t'ha de fer saltar una alarma, t'està dient que el trigger no està ben programat. Torna a l'inici i revisa'l bé abans d'executar.
   
3. Fes seguiment del Workflow: L'eina de workflows compta amb una pestanya anomenada "Historial". Fer un seguiment de l'historial durant les hores o els dies posteriors a l'activació del workflow t'ajudarà a veure com està actuant i si s'executa com esperaves. És important remarcar que com més aviat detectis l'error, més fàcil i ràpid serà recuperar la dada modificada.
   
   

   
   
   

Com recuperar dades en cas de desastre?

Ara estaràs pensant, sí, sí, molt bé, és interessant coneixer aquestes opcions, les aplicaré en un futur, però i ara? com recupero les dates de tancament que s'han modificat per error?

Per a fer-ho has d'anar a les propietats de HubSpot, dintre de l'apartat de configuració, un cop allà has de buscar la propietat modificada per error, en aquest cas la data de tancament dels negocis i passar el ratolí per sobre de la propietat. Veuràs que t'apareixen tres botons, si vas al tercer es desplegaran un llistat d'opcions, una d'elles és la d'"exportar historial de propietats", aquesta és la que ens interessa. 

Aquesta funcionalitat exportarà un arxiu on podràs veure en columnes els últims valors de la propietat per cada registre i la data en què van ser modificats. A partir d'aquí la feina consisteix en agafar l'últim valor abans de la modificació i posar-lo tot a la columna de "data de tancament". Un cop fet pots tornar ha importar l'arxiu amb les dates correctes. 

Pot semblar complicat, però t'animem ha provar de seguir aquest procediment inclús encara que ara no necessitis recuperar cap dada, pot ser un bon entrenament per si en alguna ocasió ho has de fer.

Finalment, només dir-te que a Digitalmakers som experts en el CRM de Hubspot. Pots contactar amb nosaltres sempre que ho necessitis i t'ajudarem a resoldre aquestes i altres situacions.